海外で契約条件交渉! 英語での合意形成シミュレーション実践例

13 870x400
ビジネス英語

海外営業部、輸出入関連部、海外法務部など、海外のビジネスパートナーとのコミュニケーションが日常的に行われている部門に配属されると、最終的には契約交渉や調整などの複雑な商談が発生します。取引の詳細は英語で練習されます。しましょう。
英語に堪能な人は過度の要求を強いられるかもしれません…
心配している方も多いと思います。

落ち着いて状況を判断し、相手のペースに流されることなく何を主張すべきかを言うなら…
そのような人々にとって理想的な簡単な手段があります。
シミュレーション(シミュレーション演習)です。
それでも、最悪の状況を想定したシミュレーションを行うと、「期待範囲内」が広がり、実際の状況でも心がリラックスできるようになります。

今回は、契約交渉を例にしたシミュレーションの実例を紹介します。
もちろん、契約交渉に使える実用的な英語のフレーズもたくさん紹介します。
実務経験豊富なベルリッツの先生が監修しておりますので、ぜひ練習にご利用ください!

14

【目次】
1.1。状況を設定する
2.主要な主題を切り取り、その日の目標を設定します
3.3。懸念事項を解決する
4.契約を確認します

1.1。状況を設定する
想像してみてください。

あなたは海外出張中です。
あなたの主な使命は、あなたにあなたの製品の販売代理店契約に同意して署名してもらうことです。

海外出張の際は上司に同行していましたが、今回は一人です。
コミュニケーションに使われる言語は英語で、これまでの電話やメールからもわかるように、相手の英語力はネイティブスピーカーの英語力に匹敵します。

相手は魅力的な販売ネットワークを持っており、あなたの会社は相手に大きな期待を寄せています。
一方、販売店契約の内容については、契約期間、最小受注数、専属事業エリアについてはまだ交渉の余地があるとの見方もあるようです。

…想像しましたか?
シミュレーションの目的は、出張の最初から最後まで、さまざまな状況で相手が言う可能性のある単語とあなたが言う可能性のある単語を特定し、対策を講じることです。
したがって、実際にシミュレーションを行う場合は、状況を詳細に設定してください。
ここからは、この例に従って、各シーンで具体的に想定される会話を練習します。

2.主要な主題を切り取り、その日の目標を設定します
最初に会議の流れと目的を切り取れば、当然のことながら会議の主導権を握ることができます。
それについて率先して話し合い、会議のリーダーになりましょう。

1)会議時間を確認する
事前にメールで決めても、直前に変更できる部分です。
現場で再度確認しても大丈夫です。
次の例を聞いてみましょう。

スクリプト

You:
First of all, thanks a lot for taking the time to see me this week.
May I ask you about your schedule for today?
I would like to know how much time we have to discuss.

Mr. Gruber:
I usually leave the office at 18:00. It’s three now, so we have three hours or so today.
I would be happy if you would join me for dinner tonight. My team members will also join us.
Everyone was looking forward to meeting you.
Tomorrow I have an appointment from 10 to 12 in the morning for us to meet.
I was planning to show you some of our stores tomorrow afternoon.
On Friday, I have the 10-12 meeting room again, so then we can discuss any further issues for discussion.
I have lined up our sales staff to be available when needed.
I hope that this time will be enough to cover all our affairs.
After lunch it will be time for you to leave for the airport.

You:
Sounds great. Thank you so much for freeing up so much time for yourself and your team this week.

和訳

あなた:
まずは、今週私のためにお時間をいただけることに御礼申し上げます。
あなたの本日のご予定を伺ってもよろしいでしょうか。
私たちのディスカッションにどのくらいの時間が取れるか知りたいです。

グルーバー氏:
普段は午後6時に退社します。今は3時なので、今日はあと3時間くらいですね。
もしよろしければその後夕食にお誘いさせてください。私のチームメンバーも参加する予定です。
彼らも、あなたとお会いできるのを楽しみにしています。
明日は午前10時から12時まで、私たちのミーティングの時間として予定しています。
午後は我々の店舗をご案内できたらと考えています。
金曜日は、同じく10時から12時まで会議室を予約しています。カバーしておくべき他の議題についても、そこでディスカッションができるでしょう。
必要ならばセールススタッフを同席させる用意があります。
これらの時間で、私たちの用件すべてをカバーできると良いのですが。
昼食を済ませたら、あなたが空港に向けて出発される時間になるかと思います。

あなた:
すばらしいです。あなたと、あなたのチームの皆様のお時間を今週そんなにも確保くださり、どうもありがとうございます。

2)会議の議題と目的を確認する
次に、その日の話題、話し合いの進め方、最終目標を確認しましょう。
ホワイトボードに議題を書いてその場で共有できれば安全です。
具体的に切り取る方法を想像してみてください。

スクリプト

You:
We are here to complete your reseller agreement.
I’m glad we were able to agree on most of the project.
We have a few things to work out yet.
May I invite us to spend the first hour or so discussing your concerns?
I want to understand exactly what we still need to fix.
I will try to answer each question as we move along the agenda.
We can use any remaining time to resolve some issues and confirm what we agreed on.
If we need to involve my colleagues from Japan, I will ask them immediately after our meeting.
That way, I can relay all the responses to the meeting tomorrow morning and hopefully agree to the terms.
Are you happy to begin your agenda on this basis?

Mr. Gruber:
Great, I expected this. Thank you for preparing so well.
Can I add only one agenda item for the first hour?
I would like to present our sales plan to you to give you an idea of ​​the bigger picture. It only takes 10 minutes.

You:
That sounds very interesting. Excellent. Shall we kick off with your presentation?

和訳

あなた:
私たちは、販売店契約を最終化するためにここにいます。
私たちがドラフトの大部分に合意できていることを嬉しく思います。
まだ、わずかに、確定すべきポイントが残っています。
初めの1時間、あなたが懸念されている領域をカバーすることに時間を使うことを提案させていただけますでしょうか?
ここで何を決めなければならないのか、正確に理解したいのです。
一つひとつについて、できる限りその都度お答えします。
残りの時間は、曖昧なところをクリアにしたり、合意内容を確認したりすることに使えるでしょう。
日本にいる同僚を巻き込む必要があれば、ミーティングの後ですぐに彼らに連絡します。
そうすれば、明朝には回答をお持ちして、きっと契約に合意することができるでしょう。
このような進め方でよろしいでしょうか?

グルーバー氏:
完璧です、まさにそれを期待していました。準備くださりありがとうございます。
最初の1時間に一つトピックを加えてもよいでしょうか。
より大きな青写真を描く際のご参考に、私たちのセールスプランを発表させていただきたいのです。
ほんの10分ほどです。

あなた:
とても興味深いです。素晴らしいです。では、あなたのプレゼンテーションで始めましょう。

3.3。懸念事項を解決する
相手方は、充実した販売網を武器に積極的な販売計画を提示したものと思われるが、一方で、一方的な要望もあったようだ。
そのような場合は、相手方のケースを受け入れながら、懸念や疑問に答えるフレーズを用意したいと思います。
具体的なフレーズの例を見てみましょう。

1)相手の発言の妥当性を確認する
あなたが説得力のある予測をするならば、あなたは理論的根拠を知らずにそれを信頼することはできません。
参照できる実際の数値と精度を注意深く確認できれば幸いです。
そのフレーズを聞いてみましょう。

スクリプト

You:
Thank you very much for such an attractive proposal.
I’m especially impressed by the projected sales targets.
Could you explain the data and rationale behind the targets you presented?

和訳

あなた:
魅力的なご提案をありがとうございます。
とくに、計画された販売目標が印象的でした。
おっしゃった目標の背景にあるデータや論理的根拠について、説明していただけますか?

2)ロジックが不明確な場所を確認します
見過ごされない論理的な拡張がある場合は、説明を求めることも重要です。
あえてストレートボールで聞いてみよう。

スクリプト

You:
Excuse me, can I logically ask here? Not sure if I understood the connection.
What promotional activities are you planning to carry out?

和訳

あなた:
すみませんが、ここの論理についてお伺いできますか。つながりを理解できているか不安です。
どのような販促活動を実施されることを計画されているのでしょうか?

3)妥協案を提示する
修正すべき条件として、相手方は独占販売エリアを拡大し、最低保証数量を減らすことを提案します。
とりあえず最低保証額の引き下げを受け入れるのではなく、当初の予定国に限定販売することを主張したいのであれば、どうなるのか。
難しい表現もありますが、交渉の例を聞いて雰囲気を感じてください。

スクリプト

You:
Thank you for identifying areas of concern. They make a lot of sense.
We are happy to start with a lower minimum guaranteed quantity and gradually increase it, but if so, we would like to keep the exclusive sales area, limited by your country of residence, only in accordance with the original design.

Mr. Gruber:
Do you mean this as a bargaining position?

You:
In a sense, yes.
I would like to ask you to focus primarily on achieving results in your home territory.
This is the condition under which we can accept a smaller minimum amount.
We can of course assure you that you will receive the first rejection when we start looking for resellers in the broader field that you mentioned.

Mr. Gruber:
This seems reasonable enough. I agree.

和訳

あなた:
ご懸念点を明確にしてくださりありがとうございます。非常によく分かりました。
私たちは、最低保証数量をより小さなところから始めて、段階的に増加していくことに喜んで同意します。
その代わり、独占的販売地域については当初のドラフト通り、あなたのホームカントリーのみとできればと思います。

グルーバー氏:
それは交渉上の立場からおっしゃっているのですか?

あなた:
ある意味ではそうです。
最初はあなたのホームテリトリーで実績を出すことに集中してほしいのです。
それが、より小さな最低数を受け入れる条件になります。
もちろん、あなたが挙げた他の国で販売店を探し始める際には、あなた方に第一交渉権があることを保証します。

グルーバー氏:
それならば、十分、理にかなっているようです。賛成します

4)課題を保持し、家に持ち帰ります
その場ですぐに答えられない場合は、家に持ち帰って会社のメンバーと一緒に検討してみてください。
そのような場合に使える表現を練習してみましょう。

スクリプト

Mr. Gruber:

Do you have any specific ideas regarding the minimum volumes for each stage of the transaction?
What will be the conditions for moving to the next stage?

You:
Please let me think about this for the night. I would appreciate the opportunity to ask my colleagues.
I can return to you tomorrow about this.

和訳

グルーバー氏:
取引の各フェーズにおける最低数量について、何か具体的な考えをお持ちですか?
次のフェーズに移るための条件はどのようなものになるでしょうか。

あなた:
それは一晩検討させてください。同僚に確認させていただければ幸いです。
この件については明日お戻しできると思います。

4.契約を確認します
すべての問題が解決されたとき、それは最終的に契約締結の最終段階です。

1)契約内容の最終確認
交換を聞いて、残り物がないか、修正が正しく認識されているかを確認しましょう。

スクリプト

You:
Please let me confirm. Here are the updated terms of our agreement.
All questions and problems have been resolved. I believe that we have agreed.
I think we’re both ready to sign, right?

Mr Gruber:
Let me see … yes, indeed. I really appreciate your attention.
I think we have a very solid agreement and a solid foundation for future cooperation and growth.

和訳

あなた:
確認させてください。これらが、私たちの契約の中で訂正した条件です。
全ての課題や懸念点が解決されました。契約成立を確信しています。
私たちは、もう互いにサインする準備ができているように思えますが、いかがですか?

グルーバー氏:
拝見します・・・問題ありません。あなたのご配慮に大いに感謝いたします。
私たちは、非常に確かな合意と将来の協力と成長に向けた力強い基盤を手に入れたと思います。

2)次のステップを確認して閉じます
この後、契約締結の進め方を明確にしてストーリーをまとめるシーンの実例です。

スクリプト

You:
Okay, I’ll ask my colleagues to make corrections and prepare two copies.
When I return to my office, I will ask our president to sign them and deliver them to you.
Please sign them and return one copy to us.

Mr Gruber:
Good. Thanks.
Moving on to the next topic!
Let’s have lunch, and then I want to invite you to one of our stores.

You:
It sounds perfect. Many thanks!

和訳

あなた:
わかりました、では、修正の上コピーを2通用意するよう同僚に依頼します。
私が会社に戻り次第、社長のサインをもらい、あなたにそれらを送ります。
2通ともにサインの上、1通を返送してください。

グルーバー氏:
承知しました。ありがとうございます。
では次の話題に移りましょう!
昼食をとって、それから私たちの店舗の一つの訪問にお誘いさせてください。

あなた:
完璧です、どうもありがとうございます!

* * *

契約交渉のシミュレーションはどうでしたか?
シミュレートする秘訣は、考えられる最悪の状況を想像することです。
自分では考えられない場合は、社内の先輩に「今までで一番大変だった商談は?」と聞くことができます。
「商談を主導するはずだった上司が病気になり、ホテルのベッドから移動できなくなった。話をするつもりがなかったので、その場で準備しなければならなかった」などの思いがけないエピソード。 多分。
準備をして、取引を成功させましょう!

Rate article