実践!アポイントメントをとる英語メール例文A to Z

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Business English Speak

お取引先の担当者は外国人ですので、英語でのご予約が必要です…
新しいビジネスパートナーとなる海外の会社に行きたいのですが、どんなメールを送ればいいのかわからない…。
ここからの希望が伝わっても、相手からの変更や確認に対応できるか心配です…

そのような懸念に応えて、今回はアポイントメントの際の交換を最初から最後まで、1つのケースとともに紹介します。
この要望を伝えてから、相手からの返事や対応の仕方まで、ベルリッツの先生方の監修のもと、リアルな文章をご用意しております。
準備すれば心配ありません。一連のフローを一度シミュレートしましょう!

[目次]
1.1。訪問を参照してください
2.訪問をスケジュールし、関連する質問をします
3.3。訪問スケジュールを確認します

1.1。訪問を参照してください
今回は、一連の取引所をリアルにシミュレートして、海外のディーラー候補者を訪ねる設定を進めていきます。
契約内容については、メール交換で合意しておりますので、再度お会いし、契約締結のサインがありましたら、最終確認をさせていただきます。
また、相手の販売網の実情を見たいという要望もあります。

どうやって書き始めますか?

メールの例文を見てみましょう。

―――

Subject: Meeting Request

Dear Mr. Gruber,

I hope you are well.
It looks like the preparation for the trade is entering its final phase.
I was wondering if I could visit you to confirm and clarify the details.
It would be very interesting for me to meet with you in order to learn more about your market, your company.
May I ask you about the criminals in the 2nd or 3rd week of June?

Sincerely,

Eri Suzuki

Foreign Business Department
ABC company
―――

日本語訳)
件名:予約のリクエスト

グルーバー

あなたが健康であることを願っています。
ディーラー契約の準備は最終段階に入ったと思います。
詳細は貴社にご相談ください。
あなたの市場、あなたの会社、そしてあなたについてもっと学ぶために直接会うことができれば幸いです。
6月の第2週または第3週の都合の良い日付を教えてください。

鈴木絵理
海外事業部
ABCカンパニー
―――

これはほんの一例ですが、ここでは次の3つのポイントを対象としています。
1)現状を共通に理解する(「契約の準備は最終段階」)
2)訪問の意図と期待を伝える(「詳細を決定する」、「対面する」)
3)他の人が答えていることを確認します(閉じた質問を使用して質問を1つに絞り込みます)
また、誤解を招かないわかりやすい表現を使用することも重要です。

 

ここで、次の電子メールが相手から返されているとします。

―――

Subject: Re-meeting request

Dear Ms. Suzuki,

Thank you for your message. I hope that things are going well on your part too.
I appreciate your offer to visit us to complete the agreement.
Unfortunately, in your period I will not be in the office.
Could you stay two or three days from Wednesday June 21st?
We will be happy to meet and show you our stores.

Best wishes,

Andreas Gruber
Senior Marketing Manager
XYZ Corporation
―――

日本語訳)
件名:予約の返信リクエスト

鈴木さん

メッセージありがとうございます。 あなたが健康であることを願っています。
契約締結のためにご来店いただき、誠にありがとうございます。
残念ながら、受け取った期間中は不在です。
6月21日(水)から数日間滞在することはできますか?
ぜひ、お会いしてお店をご案内したいと思います。

アンドレアス・グルーバー
シニアマーケティングマネージャー
XYZコーポレーション
―――

スケジュールはここに示した範囲内ではありませんでしたが、無事にスケジュールの候補を得ることができました。

2.訪問日程を決め、関連する質問をする

相手方のスケジュールに問題がなければ、具体的な訪問時間や目的地等を設定し、航空券や宿泊施設の手配を進めます。
拠点の場所によっては、主要な駅で迎えに行くか、近くのホテルに紹介するように求められる場合があります。
このような場合のメールについて考えてみましょう。

…あなたはそれについて考えましたか? 例を紹介します。

―――

Subject: Confirmation of Recording

Dear Mr. Gruber,

Thank you very much for your prompt reply.
Three days from June 21 are suitable for me. I will be glad to visit you these days

.
May I ask you a couple of questions?
– Which office should I visit; Headquarters or some other place?
– Could you tell me the nearest station to your office and a convenient hotel?
– What time would you like to meet on June 21st?
Thanks in advance for your help and advice.

Sincerely,

Eri Suzuki
―――

(日本語訳)
件名:予約の確認

グルーバー

迅速な返信ありがとうございます。
6月21日から3日間は大丈夫です。 当日お会いさせていただきます。
いくつか質問させてください。
–どのオフィスに行くべきですか? 本社ですか、それとも他の拠点ですか?
–オフィスに最も近い駅と便利なホテルを教えてください。
– 6月21日は何時に会うことができますか?
よろしくお願いします。

鈴木絵理
―――

どうだった?
例文は、日付を確認した後、フライトとホテルの手配を行うために必要な情報を要求します。
ここでは、すべての質問に確実に回答するために箇条書きを使用しています。

 

このメールへの返信は、例えば以下のとおりです。

―――

Subject: Reconfirmation of Recording

Dear Ms. Suzuki,

We’re glad to hear that these days are working for you.
How about a meeting at our headquarters in Linz at 15:00 on June 21st?
Linz Central Station is the closest station to our office.
Please let me know the departure and return flight schedules.
We will reserve a room for you at XXX Hotel.
Looking forward to our meeting.

Best wishes,

Andreas Gruber
―――

(日本語訳)
件名:返信予定の確認

鈴木さん

なにより便利と言われています。
6月21日15:00にリンツの本社でお会いしてみませんか?
リンツ中央駅が最寄り駅です。
往復のフライトスケジュールをお知らせください。
その後、ホテルXXXを予約します。
私はあなたに会えるのを楽しみにしています。

アンドレアス・グルーバー
―――

これで、訪問に必要なすべての情報が得られました。

3.訪問予定を確定する

あとは、返信で待ち合わせ時間を承諾する旨とフライト情報を伝えれば、事前のやり取りが完了しますね。
どんなメールを書くか、イメージしてみてください。

・・・想像しましたか?以下は一例です。

―――

Subject: Re Re: Record Confirmation

Dear Mr. Gruber,

Sounds great – headquarters at 15:00 on June 21st.
I arrive at Linz Airport on June 21, 2017 on flight XX123 XXX Airways at 10:10.
I booked my return flight for 6:30 pm on Friday the 23rd.
Thank you very much for your kindness in organizing the stay.
Could you reserve two nights from the 21st?
I am also looking forward to meeting you.

Sincerely,

Eri Suzuki
―――

日本語訳)
件名:返信返信予約の確認

グルーバー

問題はない。 6月21日15:00に本社でお会いしましょう。
2017年6月21日10時10分にXXX航空XX123便でリンツ空港に到着します。
帰り道、23日金曜日18時30分にフライトを予約しました。
宿泊に関しては何卒よろしくお願いいたします。
ご不便をおかけして申し訳ありませんが、21日から2泊の手配をお願いします。
お会いできるのを楽しみにしています。

鈴木絵理
―――

あなたの約束はどうでしたか?
お役に立てば幸いです。
実際の状況に合わせてシミュレーションをお試しください!

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