海外出張の時もこれで安心!事前に覚えておきたい英語文例集18の音声付き

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Business English Speak

出張の準備はできていますか?

出張の場合、外出前にいろいろな調整をするのは難しいです。さらに、外資系企業で働いている場合や外国に旅行する場合は、調整や現地での会話はすべて英語で行う必要があります。

今回は、出張の際に必要な手続きや会話をすべて英語で行うとどうなるかが一目でわかるように、各シーンで使われているフレーズや会話の例をまとめて紹介します。

自分の状況に合ったシーンやフレーズを見つけたら、その声を真似て、流暢に話せるようになるまで何度も練習します。

目次

「出張」の英語表現と例文
出張前の英語コミュニケーション
2-1。事前許可申請
2-2。スケジュール調整
2-3。不在時の自動返信メールの設定
出張での英語コミュニケーション
3-1。出張のために上司/同僚が不在であることを通知する
3-2。出張でのちょっとしたお話
出張帰国後の英語コミュニケーション
4-1。出張のため欠席したことを伝えます
4-2。出張費の決済

1. 「出張」の英語表現と例文

「出張」の英語: business trip
主に使われる動詞: go on, have, be on, make

出張の予定について話す時は、go on もしくは have を使います。

例文①
I’m going on a business trip to London to meet a client.
顧客訪問のためにロンドンへ出張に行きます。

 

「出張している」と言いたい時は be on を使います。

例文②
Saito-san is currently on a business trip. / Saito-san is currently away on a business trip.
斉藤さんは現在出張中です。 / 斉藤さんは現在出張により不在です。

なんらかの目的を達成しなくてはならず、そのために出張をする、といった会話の中ではmake を使います。

例文
We’ll need to ask Kevin to go to Tokyo on business. He is the only one who can solve this problem.

私はケビンに東京への出張に行かせなければなりません。 彼だけがこの問題を解決することができます。

 

基本の go on, have, be on が使えれば会話に支障は無いので、この3つの表現を中心に使い慣れていきましょう。また豆知識として、社内メールなどで省略してbiz trip と表記することもあります。

2. 出張前に行う英語コミュニケーション

あなたが出張に行く前にあなたがしなければならないことがたくさんあります。 ここでは、出張許可申請に使用する英語、出張者との打ち合わせなどのスケジュール調整、不在時の英語の自動返信メールを見てみましょう。

2-1。 事前許可申請
承認済み

外国人の上司に数日間不在になることを伝えるときに、会話から覚えておくと便利な表現を学びましょう。 ここで、出張の事前許可を申請する場合、上司との会話で次のことを行うとします。

挨拶
あなたが今私と話すことができるかどうか見てください
出張の目的を説明する
書類に署名してもらう
会話の例を聞いてみましょう。 次の会話は、上司に出張の理由を伝え、上司に許可申請書に署名するように依頼するシーンです。

A: Hi Craig. How are you today?
B: I’m fine. And you?
A: I’m doing great. May I bother you for a second?
B: Of course.
A: I was asked to attend a meeting with some of the vendors in Munich. They are going to meet with a client who would like to discuss the implementation of our services in their office in Japan. I need to go on a business trip.
B: Ok, how long are you going to be away?
A: From July 11th I will be gone for three days. Could you sign these documents for me?
B: Okay. … Like this. Have a good trip.
A: Thank you.

A:クレイグさん、お元気ですか?
B:わかりました。 そちら側?
A:元気です。 すみません?
B:はい。
A:実は、ミュンヘンの営業担当者に会議への参加をお願いしています。 日本支社に当社のサービスを取り入れたいというお客様もいらっしゃると思われるので、出張でサポートすることにしました。
B:そうだった? それはどのくらい長いですか?
A:7月11日から3日間不在です。 この文書に署名していただけませんか。
B:なるほど…はい、気をつけてください。
A:ありがとうございます。

旅行の許可を得るとき、上司はあなたが離れて仕事をすることからどれくらい離れているかについてあなたに質問します:

How long are you going to be away?

(不在にする)期間はどれくらいですか?

 

この質問に対する答えは以下のようにシンプルです。

I’ll be away for three days.

三日間不在にします。

2-2。 スケジュール調整
カレンダーの予定

出張の際の同僚やビジネスパートナーとのスケジュール調整は、出発前の準備に含まれる場合があります。 ここで、出張中の誰かとスケジュールを調整しながら、次のことを行うとします。

こんにちはと言って、最新の状況について話し合ってください
出張中に会いたいことを相手に伝えましょう
スケジュールを調整する
会話の例を聞いてみましょう。 次の会話では、ビジネスパートナーを訪問するためにニューヨークへの出張に行くことになります。そのため、滞在中はニューヨークのオフィスで親しい同僚と会うことが約束されています。

A: Takemori International, Travis says.
B: Hi Travis? This is Mayumi.
A: Hello Mayumi! We haven’t spoken for a long time. How are you?
B: I’m fine. You seem to be doing well. Hi, I’m traveling to New York in April, so I thought I should make an appointment with you while I’m there. We can discuss our next project.
A: This is great news! When in April?
B: I am arriving on Monday 5th and will stay there for three more days. What does your schedule look like?
A: Let me see … are you free on the 6th or 7th day?
B: I visit a client on the 6th, but I can visit on the 7th.
A: Okay, on that day, I’ll be after my day, so come back when you can.
B: I will, thanks. I look forward to meeting you.
A: It’s the same here. Have a nice trip!

A:トラビスのタケモリインターナショナルです。
B:トラビスさん? まゆみです。
A:まゆみ! 長い間あっていませんでしたね。 元気ですか?
B:元気です。 トラビスも元気そうです。 実は、4月にニューヨークに行くときに打ち合わせをしたいと思っていました。 次のプロジェクトについて話す良い機会になると思いました。
A:嬉しいです! 4月はいつですか。
B:私は5日月曜日に到着し、その後3日間滞在します。 あなたの計画はどうですか?
A:ええと… 6日または7日の午後は空いていますか?
B:6日はお客様のご来店となりますが、7日は大丈夫です。
A:なるほど。 午後はずっと机にいるので、都合の良い時間に立ち寄ります。 B:そうします。 どうもありがとうございます。 私はそれを楽しみにしています。
A:これです。 気をつけて!

出張先にいる話し相手と対面で話す機会はそう何度もないはずです。そんな相手と久しぶりに電話で話す時は以下のフレーズが使われます。対面で言うLong time no see から派生した、電話で言う挨拶表現です。

Long time no speak!

お久ぶりです!

 

到着の日にちを出張先の相手に伝える際には、以下のような表現を使います。

I’ll be flying in on Monday.

月曜日に到着します。

 

滞在の期間を伝える際には、以下のような表現を使います。

I will be there for three days.

三日間滞在します。

2-3。 不在時の自動返信メールの設定
ノートパソコンのキーボードでの出張の概念

あなたが出張中であることを知らずにあなたに電子メールを送る人もいます。 出発する前に、不在のためすぐに返信できないことを通知する自動返信メールを設定する必要があります。

返品日と緊急連絡先情報が表示されるように、次のステートメントを設定します。 通常のメールとは異なり、アドレスを書く必要はありません。

自動返信メールの例文:

Thanks for your letter. I’m not in the office right now and will be back on Tuesday, May 13th.
For urgent questions, please contact Kaori Sejima at opqrsaejima@firstmail.com.

Best wishes,
Mayumi Kitajima

ご連絡ありがとうございます。現在不在にしております。5月13日の火曜日に戻る予定です。
緊急のご連絡は冴島香織までお願いします: opqrsaejima@firstmail.com

北島真弓

3. 出張中の英語コミュニケーション

次に、出張の状況に特有の英語コミュニケーションの例を見てみましょう。

3-1。 出張のために上司や同僚が不在であることを通知する
現代のオフィスで携帯電話で話しているビジネス

まず、同じ部署やチームの人が出張中に取り残された従業員の会話を見てみましょう。 このような状況での着信には、以下の順序で対応させていただきます。

挨拶
上司/同僚にあなたが不在であることを伝えます
不在の上司/同僚に電話をかけ直すように伝えます
会話の例を聞いてみましょう。 ビジネスパートナーが出張で上司に電話をかけたとしましょう。

Answer: Takemori International, this is Kaori Sejima.
B: Hello, this is James Blank, calling from the Boldman Brothers. May I speak with Ms. Mayumi Kitaijima?
A: I’m afraid Mayumi is not in the office. She will be back on May 13th.
B: Oh, right. She told me. I forgot.
A1: Can I ask her to call you back when she gets back?
B: No, I will email her and wait for her response. Thanks.
A: Thank you for calling. Goodbye.

A:竹森インターナショナルと冴島があります。
B:こんにちは、ボールドマンブラザーズのジェームスブランクです。 北島真由美はいますか?
A:申し訳ありませんが、北島は現在欠席しており、5月13日に職場に復帰します。
B:ああ、言われたことを忘れました。
A:戻ってきたらすぐに連絡するように言ってもいいですか?
B:いいえ、メールで返信を待ちます。 どうもありがとうございます。
A:お電話ありがとうございます。

不在を伝える時に「申し訳ございませんが」という意味の I’m afraid を使ってワンクッション入れるとスムーズです。(英語では下の名前で呼ぶことが多く、日本語ではもちろん名字で呼ぶことが多いので訳に差異があります)

I’m afraid Mayumi is away from the office. She will be back on May 13th.

申し訳ございませんが北島は現在不在にしておりまして、5月13日に帰社予定でございます。

 

不在にしている社員が戻ったらすぐに連絡するべきか電話の相手に確認するといいでしょう。

Shall I have her call you back when she returns?

戻り次第、ご連絡を差し上げるように伝えさせていただいてよろしいでしょうか。

 

3-2。 出張でのちょっとしたお話
電車のプラットフォームを歩く2人のビジネスマン

出張で出会った人とおしゃべりするとき、滞在期間や滞在場所を尋ねられることがあります。

次の会話の例は、出張でビジネスパートナーとの会議が始まる直前の小さな会話シーンを想定しています。

A: Hello Mayumi. Long time no see.
B: Haven’t seen each other for a long time. How are you?
A: I was great. Thanks for coming here.
B: I’d love to.
A1: So how long will you stay this time?
B: 3 nights in New York and 2 nights on the plane.
A: Just 3 days?
B: Yes, I would like to stay longer. I will have the chance to meet one of my friends who live here.
Great. Where you stopped?
B: I live in a small hotel next to the public library. Are there any good places to eat?
A: There are many good places. For example,…

A:北島さん、こんにちは。 長い間あっていませんでしたね。
B:久しぶりです。 元気ですか?
A:はい、元気です。 遠くからお越しいただき、誠にありがとうございます。
B:いいえ、直接お会いできてうれしいです。
A:今回はどのくらい滞在しますか?
B:ニューヨークで3泊、船上で2泊。
A:3泊!
B:もっとリラックスしたいです…でもここで友達に会う機会もあります。
A:それは良かったです。 どこに滞在していますか?
B:私は公共図書館の近くの小さなホテルに泊まっています。 この地域に美味しいレストランを知っていますか?
A:たくさんあります。 例えば …

出張でゆっくり滞在できない場合は、以下のようなフレーズを使って残念な気持ちを表現します。

I wish I could stay longer.

もっとゆっくりしたいのですが・・・

 

宿泊先近辺の美味しいレストランを知りたければ、地元の人に聞くのが一番です。

Are there any good places to eat in the area?

その周辺に美味しいレストランをご存知ないですか?

4. 出張から帰った後の英語コミュニケーション

出張から戻った後、未読メールの山を処理し、出張費を清算する作業が待っています。 このような状況での会話を見てみましょう。

4-1。 出張のため欠席したことを伝えます
受信トレイ

出張中に受け取ったメールに返信するには、次のように書き留めておくことをお勧めします。

I’m sorry for the late response. I had been away from the office until yesterday.

ご返信が遅れてしまい申し訳ありません。昨日まで不在にしておりました。

あなたがしなければならないのは普通に電子メールを送ることだけです。 それは簡単です!

4-2。 出張費の決済
ペンで20ユーロを回る手

出張に費やした経費を清算するために、レポートに上司の署名を付ける必要がある場合があります。 ここで、出張から戻った後、上司との会話は次のようになります。

挨拶
出張を報告する
レポートに署名する
会話の例を聞いてみましょう。 次の会話では、出張の印象を少し与えながらサインをもらう状況を想定します。

A: Hi Craig.
B: Mayumi! Welcome back. How was your trip?
A: It was great. Our client is happy and I had the opportunity to meet with colleagues in the New York office. I’m glad I went.
B: Nice to hear that. Everything was OK?
A: Yes, the hotel was ok, my flights were not delayed and my client recommended me a great restaurant. I will need to go there again. By the way, can I sign your signature on this expense report?
B: Of course. … Here you go. I hope you are not too tired of the trip.
A: I was still slightly behind jet lag, but I will survive.

A:こんにちはクレイグ。
B:まゆみ、おかえりなさい。 出張はいかがでしたか?
A:良かったです。 お客さんは喜んでくれて、ニューヨーク事務所の人に会いました。 行ってよかったです。
B:それは良かった。 すべてうまくいきましたか?
A:はい、ホテルは良かったです、フライトは遅すぎませんでした、そしてゲストは私たちにとても良いレストランを紹介してくれました。 また行きたいです。 ちなみに、この経費報告書に署名してもらえますか?
B:もちろん…はい。 出張で疲れないようにお願いします。
A:まだ時差ぼけは少しありますが、大丈夫です。

遠い国に旅行する場合は時差ぼけがあるはずなので、会話の中で次のように言うのは当然です。

I’m still a little jet lagged, but I’ll survive.

まだ少し時差ぼけ気味ですが、大丈夫です。

どうだった? 今回は、出張中に直面する多くの状況を1つの記事にまとめました。

ここに出てくる会話の例を見て、聞いて、真似をする練習をすれば、次の海外出張は完璧です。

 

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