センスがグッとアップする。そのまま使える英語メール書き出し80選

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Business English Speak

「私はもっと英語のメールを書きます。」 「外国の会社に転職すると、ほとんど英語のメールになります!」
「英語のメールには1時間かかることがあります…」

あなたは英語の電子メールに多くの時間を費やしていますか?
そのようなビジネスマンが英語の電子メールをできるだけ早く処理するために
ベルリッツのネイティブティーチャーI(アメリカ人)は少し編集するだけでそのまま使えます

「英語のメールを書くための80の選択肢」をご紹介します。

最初は、このブログをブックマークしてコピー&ペーストしてそのまま使用できますが、できればコピー&ペーストをやめて、例文を見ながら入力することをお勧めします。タイピングに慣れたら、まずは、どんどん紹介していくフレーズを使いましょう。さらに、英語のメール感覚が向上します!

メールの件名の書き方
メールアドレスの書き方
挨拶、自己紹介
上司、同僚、部下を紹介する
〜ありがとう
目的を説明する
良い知らせを伝える
悪い知らせを伝える
緊急のリクエストを行う
すぐに返信できなかったことを説明する
送信されました
まだ受け取っていません
受け取った
添付ファイルの説明
お願いします
お願いします
お答えください。お返事をお待ちしております
スモールトーク、カジュアルトピック
文末の単語
締めくくりの言葉

メール件名の書き方

主題は単純です! 日付を追加するとわかりやすくなる場合があります。 以下の例文を参照してください。

Schedule Confirmation for June 15th
6月15日のスケジュールの確認

Deadline for Project Budget Analysis
プロジェクトの予算分析の締切

Request for Product Documents
製品資料の要求

Invitation for June 15th Conference Call
6月15日テレコンの招待

Urgent Request Concerning Your Invoice
請求書に関しての緊急のお願い

メールの宛先の書き方

以下は新しくて丁寧な例文ですが、親しいパートナーにDearを使用せずに、「Johnson」や「Ms.Baker」などの直接の名前で始めるのが一般的です。

Dear Mr. 男性,
~殿(男性に対して)
Dear Mr. Johnson,
ジョンソン殿(男性に対して)
Dear Ms. 女性,
~殿(女性に対して)
Dear Ms. Baker,
ベーカー殿(女性に対して)

<�特定の部門等に送る場合は>

Dear Customer Service,
カスタマーサービス御中
Dear Marketing Director,
マーケティング部長殿

<�案件の担当者が不明な場合は>

To whom it may concern,
関係当事者殿

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挨拶、自己紹介

My name is Taro Tanaka and I work at Star Japan.
私の名前は田中太郎です。私はベルリッツ・ジャパンで働いています。

My name is Taro Tanaka and I work in marketing at Star Japan.
田中太郎と申します。 私はベルリッツ・ジャパンでマーケティングを行っています。

私の名前は田中太郎です。ベルリッツ・ジャパンのカリキュラム開発を担当しています。私の名前は田中太郎です。私はベルリッツ・ジャパンでカリキュラム開発の担当をしています。

My name is Taro Tanaka and we met last week at an event.
先週のイベントで知り合った田中太郎です。

My name is Taro Tanaka and I am a colleague of Hiroshi Suzuki at Star Japan.ベルリッツ・ジャパン鈴木宏の同僚の田中太郎です。

自分の上司、同僚、部下を紹介する

下記のようにI would like to introduce my (boss/colleague/subordinate) (boss’s/colleage’s/subordinate’s name).という順番であなたの会社の人を紹介いたします。

Jeff, I’d like to introduce you to my boss, Mr. Kenichiro Tanaka.

ジェフ、私の上司、田中賢一郎を紹介させていただきます。

~ありがとうございました

Thank you very much for ~
~ありがとうございました。

Thank you very much for your reply.
お返事をいただきありがとうございました。

Thank you very much for your help.
ご協力ありがとうございました。

Thank you very much for putting together the task of the day.

会議アジェンダを設定してていただきありがとうございました。

I appreciate you arranging your schedule.
スケジュールを調整してくれてありがとうございました。

Thank you very much for visiting our office yesterday.
昨日は、ご訪問いただきありがとうございました。

I appreciate your quick response.
迅速な返信ありがとうございます

目的を説明する

The reason I am writing this email to you is because I would like to know how free you are next week to schedule a meeting.

来週、会議を設定するためにあなたの都合を尋ねるためにあなたに電子メールを送りました。

The purpose of this e-mail is to ask some questions about your current product.
現在の製品について質問するためにメールを送信しました。

I am writing this e-mail to follow-up on what we discussed at the meeting.
会議での発言のフォローアップに関するメールが届きます。

良いニュースを伝える

We are happy to inform you that~
~を嬉しくおもいます。~をありがとうございます。

We are pleased to inform you that we have received your payment.

お支払いを確認しました。ありがとうございます。

We are happy to inform you that we will accept your offer.
私たちはあなたの提案を採用することをお知らせします。

悪いニュースを伝える

We are sorry to inform you that~
~大変申し訳ございませんが ~をお知らせいたします。

We regret to inform you that the ordered product is out of stock.

大変申し訳ございませんが、ご注文いただきました製品は在庫がございません。

I am sorry to inform you that I would like to cancel the following order.
大変申し訳ございませんが、以下のオーダーをキャンセルいたします。

Unfortunately, there has been a change of plans.
残念ながら、スケジュールに変更がありました。

Unfortunately, we will need to put this deal on hold.
残念ながら、この問題は保留にする必要があります。

緊急なお願いをする

I need to urgently ask you for a favor. Could you send me copies of the documents by noon?

緊急のお願いがあります。 正午までに資料のコピーを送っていただけませんか。

But could we meet to discuss Project A tomorrow morning?

直前のお願いで申し訳ございませんが、明日の朝、Aプロジェクトについて話せませんか?

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すぐに返事ができなかったことを説明する

Please excuse that I did not receive a quick response since I was in the meeting.

会議が遅れたため、すぐに返信できず申し訳ありません。

Sorry for my late reply as I have been away on business.
出張していたため返事がおそくなって申し訳ございません。

I couldn’t answer earlier because I didn’t have access to the internet.インターネットに接続できなかったので、すぐに返事ができませんでした。

~は送りました

I sent the documents you requested today.
今日、私はあなたが求めた資料をあなたに送りました。

すでにルールの情報をメールでリクエストしています。ご要望の資料はすでにメールでお送りしました。

I e-mailed you the invoice yesterday.
昨日請求書をメールで送信しました。

まだ受け取っていません

I haven’t got it yet

~をまだ受け取っていません。

I still haven’t received information concerning your product.
製品に関する情報をまだ受け取っていません。

I have yet to receive your reply about your availability.
ご都合についてのお返事をまだ受け取っていません。

受け取りました

Received documents today. Thank you very much.

本日、資料は受け取りました。どうもありがとうございます。

I have already received the documents.
すでに資料は受け取りました。

I received the invoice yesterday.
昨日、請求書を受け取りました。

I received the file but was unable to open it. Please send it again.

ファイルは受け取りましたが、開くことができませんでした。もう一度送ってください。

Thank you for sending me your contact information.
連絡先を教えていただきありがとうございます。

添付ファイルの説明

A revised product rating is attached to this letter.

このメールに製品の見積もりを添付いたしました。

Attached are the minutes from our meeting.
会議で言ったことを添付しました。

I have attached the Power Point presentation slides to this email.

プレゼンテーションのスライドを添付いたしました。

~してください

Please send us an invoice by Friday.

金曜日までに請求書を送ってください。

Please contact me as soon as possible
なるべく早めに私に連絡をください。

Please submit an invoice as soon as possible.

できるだけ早く請求書を送ってください。

Please let me know if you can come to the meeting.
会議に参加できるかどうか教えてください。

Please let me know if you have time.
時間があるか教えてください。

Please let me know if you want to reschedule.
スケジュールを変更したい場合はお知らせください。

~くださいませんか

Do you mind ~?
~してくださいませんか?”Do you mind”というニュアンスはよりソフトな表現です
下記例文のように使います。

Do you mind sending me a copy of the contract?
契約書のコピーを送っていただけませんか

Do you mind explaining this in more detail?
もっと詳しく教えてくださいませんか

Do you mind rescheduling the meeting?
会議をスケジュールしますか?

返事をください。返事をお待ちしております

Please reply by 16:00 on March 16th.
3月16日の16時までに返事をください。

Please reply as soon as possible.
なるべく早く返事をください。

Please contact us as soon as possible.

ご都合がよいときにあなたの返事をください。

I would appreciate your prompt reply.
早急にご返信いただければ幸いです。

世間話、カジュアルな話題

How are things these days?
最近お元気ですか?

How is the marketing project going?
マーケティングプロジェクトはどうですか?

How is ○○ coming along?
○○はどうですか?

I hope the marketing project is going well.
マーケティングプロジェクトが順調に進んでいることを願っています。

I hope ○○ is going well.
○○が、うまくいっていると良いのですが。
※I hope (that) ~を日本語にすると、うまくいっていないと心配しているようにも聞こえますが、英語ではニュートラルな響きの表現です

How are you doing in the new (office/position/department)?
新しい「職場・役割・部署」はいかがですか?

I hope you enjoyed the winter holidays.
冬の休暇を楽しまれているといいのですが。

Hope you enjoyed your vacation.

旅行を楽しまれているといいのですが。

I hope this e-mail finds you well.
お元気だといいのですが。/お元気でお過ごしのことと思います。

I apologize for the delay in answering.

お返事が遅くなりました。

文末の一言

I look forward to hearing from you.
お返事お待ちしております。

(Please) Feel free to ask me any questions.
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

(Please) Ask me any questions you have about the product.
製品についてご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

Don’t hesitate to contact us if you have any questions.
ご不明な点がございましたら、お気軽に当社にご連絡ください。

結びの言葉

いろいろな表現はありますが、ビジネスでは以下の2つをよく使います

Best regards,
Thanks,

まとめ

最初にこのページをブックマークしてください。 そして、1つの単語を1つの単語と入力して、それをあなたの体で覚えましょう

また、Outlookの校正機能を使って間違いをチェックすることをお勧めします。近くの席に英語が得意な人や外国人がいる場合はチェックしてください。

また、外国人からのメールを読んで、「こんな表現もある!」と外国人を真似することをお勧めします。

慣れないと時間がかかりますが、これを英語を学ぶ機会としてとらえれば、仕事をしながら英語を学ぶ機会になります!
この機会に英語が上手になりましょう!

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