仕事でそのまま使える英文ビジネスレター ~アメリカ式とイギリス式~

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Business English Speak

できるだけ失礼にならないように、英語のビジネスレターを正しく作成したいと考えています。
しかし、手紙を送受信する機会が少なくなった今、あなたは今までに手紙を書こうとしたが、それを正しく書く方法がわからないことがありますか?
日本語の文字を英語に翻訳するだけでいいのか、何をどの順番に並べればいいのかなど…文字特有の悩みがいくつかあります。

英語の文字にはいくつかの典型的な形式があります。
この記事で覚えておくべき2つの形式:

アメリカで一般的なフルブロックスタイル
英国で一般的な完全インデントスタイル
私がお教えします。 また、封筒の住所の書き方も紹介します。

さらに、例として、ベルリッツの教師、ビジネスコミュニケーションの専門家が監督するアメリカと英語のカバーページのサンプルを英語で公開します。

この記事を読むと、正しい形式で手紙を作成して投稿できるようになります。
この記事を参考にして、英語で手紙を書いてください。

1.アメリカ式とイギリス式 レイアウトの違い まとめ

あなたの手紙の住所はどれですか?
アメリカ、アジア、それともヨーロッパ?
英語の文字は実際にはさまざまな形式(スタイル)を持っており、さまざまな国でよく使用されます。

どちらを使っても構いませんが、相手に合ったフォーマットを選び、好印象を与えたいと思います。
過去に相手方から手紙を受け取った場合は、相手方の形式に適合します。そうでない場合、たとえば、英国と連邦諸国(カナダ、オーストラリア、インド、シンガポールなど)は完全にインデントされます。 イングリッシュスタイル。 スタイルレターを送ると、印象が良くなるかもしれません。
それぞれのポイントを見てみましょう。

1-1。 フォーマット

主にアメリカ 主にイギリス
フル・ブロック・スタイル

Full Block Style

:すべての構成要素を左寄せにします。

フル・インデント・スタイル

Full Indent Style

:日付、結辞、署名、発信者住所を右寄せ、宛先を左寄せ、件名を中央寄せ、本文を左寄せ、ただし各パラグラフの書き始めを半角5字分インデントにします。

1-2。 成分
1-2-1。 レターヘッドレターヘッド
アメリカとイギリスに共通
送信者の会社名、住所、電話番号、FAXなどの公式情報が上部に中央揃えで表示されます。 ロゴが含まれる場合もあります。
原則として、住所は次のように記載してください。

1行目:住所と住居番号、町/村名、〜丁目など。
2行目:郡/市名、県名、郵便番号
3行目:国名(オプション)

例)

Star Japan, Inc.
Shin-Aoyama Bldg., East 16F
1-1-1 Minami Aoyama, Minato-ku, Tokyo 107-0062
Tel : +81-3-xxxx-xxxx / Fax : +81-3-yyyy-yyyy

1-2-2. 日付 Date

アメリカ/フル・ブロック・スタイル イギリス/フル・インデント・スタイル
レター作成日を左寄せで入れます。
月日年の順で記載します。例)

March 2, 2018
3/2/18
Mar/1218

レター作成日を右寄せで入れます。
日月年の順で記載します。例)

2 March, 2018
1/2/18
2/Mar/18

※ISOでは、より混乱の少ない一般的な表記として
2018-03-02
のような表記を推奨しています。

1-2-3。 受信者の名前/部門/アドレス受信者のアドレス
アメリカとイギリスに共通
宛先の会社名と住所を左寄せで入力します。
特定の人を指定するには、受信者の名前( “Attention:”または “Attn:” +)、受信者の部門、または会社名/住所の上の位置を入力します。
具体的には以下のとおりです。 1行目:特定のパートナーの指定(オプション)* 1
2行目:所属部門(オプション)
3行目:会社名(オプション)
4行目:住所と住居番号、町/村の名前、〜丁目など。
5行目:郡/市名、県名、郵便番号* 2
6行目:国名(オプション)

すべて記載した例)

Attention: Mr. John Smith
Human Resources Department
AAA Company
Suite #100, 123 Star Street
San Francisco, CA 94103
USA

1~3、6行目を省き、郵便番号を改行した例)

321 Bath Road
Henley Berks
RG24 4ZZ

※1 Mr./Ms.など、最初と最後の文字を残した略称にもピリオド(.)を付けます。

※2 郵便番号(上記のCA94103)はアメリカではzipcodeと呼ばれます。郵便番号から改行することもあります。

※1 Mr/Msなど、最初と最後の文字を残した略称にはピリオド(.)を付けません。

※2 郵便番号(上記のRG24 4ZZ)はイギリス、カナダ、オーストラリアなどではpostcodeと呼ばれます。郵便番号から改行することもあります。

1-2-4. 件名 Subject (省略可)

アメリカ/フル・ブロック・スタイル イギリス/フル・インデント・スタイル
省略されることが多いですが、入れる場合は「Subject:」に続けて簡潔に内容を記します。
左寄せで入れます。

例)

Subject: Invitation to AC Conference

Subject: Introducing our new vice president

中央寄せで入れます。

例)

Subject: Invitation to AC Conference

Subject: Introducing our new vice president

1-2-5. 敬辞 Greeting

アメリカ/フル・ブロック・スタイル イギリス/フル・インデント・スタイル
左寄せで相手への呼び掛けの言葉を入れます。Dear+敬称+コロン(:)が原則です。
・問い合わせなど
To whom it may concern:

・フォーマル 先方全体宛て
Ladies and Gentlemen:

・お客様各位
Dear Customer:

・株主各位
Dear Stockholder:

・一般 特定の相手
Dear Mr. Smith:
Dear Ms. Brown:
Dear Dr. Williams:
Dear Prof. Jones:

※Mr./Ms.など、最初と最後の文字を残した略称にもピリオド(.)を付けます。

オフィシャル 特定の相手
Dear David Williams:
Dear Mary Brown:

左寄せで相手への呼び掛けの言葉を入れます。Dear+敬称+コンマ(,)が原則です。
・問い合わせなど
Dear Sir or Madam,

・フォーマル 先方全体宛て
Dear Sirs,

・お客様各位
Dear Customer,

・株主各位
Dear Shareholder,

・一般 特定の相手
Dear Mr Smith,
Dear Ms Brown,
Dear Dr Williams,
Dear Prof. Jones,

※Mr/Msなど、最初と最後の文字を残した略称にはピリオド(.)を付けません。

オフィシャル 特定の相手
Dear David Williams,
Dear Mary Brown,

1-2-6. 本文 Body

アメリカ/フル・ブロック・スタイル イギリス/フル・インデント・スタイル
読みやすさに重点を置いて、必要に応じて改行を入れます。
標準的なビジネスレターは特に簡潔にするようにしてください。
左寄せインデントなしで書きます。

例)

Sample text sample text.
Sample text sample text sample text.

Sample text sample text.
Sample text sample text sample text.

通常、左揃えで、各段落の先頭は5文字でインデントされます。
例)※□=スペース

□□□□□Sample text sample text.
Sample text sample text sample text.

□□□□□Sample text sample text.
Sample text sample text sample text.

 

1-2-7. 結辞 Greeting

アメリカ/フルブロックスタイル アメリカ/フルブロックスタイル
左マージンに沿って、賞に対応する結論を入力します。
・フォーマル Formal
敬辞がSir/Madamを含むなど不特定多数宛ての場合

Respectfully yours,
Sincerely yours,
Sincerely,

・セミフォーマル Semi formal
敬辞がDear+個人名の場合

Truly yours,
Kind regards,

・略式 Less formal
同僚、友人間などの場合

Best,

左マージンに沿って、賞に対応する結論を入力します
・フォーマル Formal
敬辞がSir/Madamを含むなど不特定多数宛ての場合

Yours faithfully,
Yours sincerely,
Sincerely,

・セミフォーマル Semi formal
敬辞がDear+個人名の場合

Yours truly,
Kind regards,

・略式 Less formal
同僚、友人間などの場合

Cheers,

1-2-8. 署名 Signature

アメリカ/フル・ブロック・スタイル イギリス/フル・インデント・スタイル
自筆署名+タイプを左寄せで入れます。サインを入力してください+左側に入力してください。

タロット田中

サインを入力してください+左側に入力してください。

タロット田中

1-2-9. 発信者氏名・部署・住所 Sender address

アメリカ/フル・ブロック・スタイル イギリス/フル・インデント・スタイル
差出人の所属部署またはポジション、社名・住所を左寄せで記します。

例)

Marketing Department
Star Japan, Inc.
Shin-Aoyama Bldg., East 16F
2-1-3 Minami Aoyama
Minato-ku, Tokyo 107-0065
JAPAN

差出人の所属部署またはポジション、社名・住所を右寄せで記します。

例)

Marketing Department
Star Japan, Inc.
Shin-Aoyama Bldg., East 16F
2-1-3 Minami Aoyama
Minato-ku, Tokyo 107-0065
JAPAN

 1-2-10. 同封物の案内 Enclosure (省略可)

アメリカ・イギリス共通
同封物がある場合は「Enclosure:」に続けて同封物のタイトルを箇条書きで列挙します。左寄せで入れます。

例)

Enclosure:
Corporate Brochure
Product Catalogue
Price List

どうでしたか?
ここからは、この知識に基づいた実際の文章を紹介します。

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LONDON, UK – 19TH DECEMBER 2014: A beautiful view of Tower Bridge during Christmas time in London on 19th December 2014.

2.シンプルな送付状の例1(米国式 フル・ブロック・スタイル)

海外のビジネスパートナーに書類や商品を送るときや、国内外のお問い合わせの際は、カバーレターを添付することをお勧めします。

以下は、最小限のコンテンツを含む完全なブロックスタイルのタイトルページです。
設定は「当社(東京のABC株式会社)から書類を送る」です。
あまり編集しない場合は、ほとんどそのまま使用できるテキストです。

ABC Corporation
1-1-1 Minami Aoyama, Minato-ku, Tokyo 107-0062 JAPAN
Tel: + 81-3-xxxx-xxxx / Fax: + 81-3-yyyy-yyyy

March 1, 2017

Attn: Mr. Smith, Human Resources
AAA Company
Suite # 100, Star street, 123
San Francisco, CA 94102, USA

Dear Mr. Smith:

We attach the following documents:
– XXX
– XXX

If you have any questions, please contact us.

Yours sincerely,

Tarot tanaka
Tarot tanaka
Sales department
ABC Corporation
1-1-1 Minami Aoyama
Minato-ku, Tokyo 107-0062 JAPAN

○テキストの日本語訳
以下の書類が同封されています。
・XXX
・XXX

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

○補足
・XXXには、送信するアイテムの名前を入力します(例:企業パンフレット/製品カタログ)。
-ドキュメントではなくアイテムを送信する場合は、ドキュメントをアイテムに変更します。
・商品を1つ送る場合は、「同封はXXX」と言ってください。

3.シンプルな送付状の例2(英国式 フル・インデント・スタイル)

今回はフルインデントスタイルで表紙を作成しています。
目的地は英国のAAAエンタープライズです。
*□=スペース

ABC Corporation
1-2-3 Minami Aoyama, Minato-ku, Tokyo 107-0062 JAPAN
Tel: + 81-3-xxxx-xxxx / Fax: + 81-3-yyyy-yyyy

March 1, 17

Attn: Mr. Williams, Research and Development Department
AAA Enterprise
14 Frederick Street
Edinburgh EH2 2HB
Scotland

Dear Mr. Williams,

□□□□□ We attach the following documents:
– XXX
– XXX

□□□□□ If you have any questions, please contact us.

Yours sincerely,

Jiro Yamada
Jiro Yamada

Sales Manager
ABC Corporation
1-2-3 Minami Aoyama
Minato-ku, Tokyo 107-0062 JAPAN

○テキストの日本語訳
以下の書類が同封されています。
・XXX
・XXX

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

○補足
・XXXには、送信するアイテムの名前を入力します(例:企業パンフレット/製品カタログ)。
-ドキュメントではなくアイテムを送信する場合は、ドキュメントをアイテムに変更します。
・商品を1つ送る場合は、「同封はXXX」と言ってください。

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4.封筒の宛名の書き方

国際郵便や国際運送会社の伝票をご利用の場合は、所定の伝票欄に必要事項をご記入いただければOKですが、通常の封筒をご利用の場合は、以下をご参照ください。 お願いします。

○前面

・左上:送信者の名前と住所
書き込み元:最初に、宛先の名前/アドレスよりも小さくします。

・センター:宛先名/住所
書き込み先:最初に、送信者の名前とアドレスよりも大きくします。

・左下:枠に「AIRMAIL」または「VIAAIRMAIL」と記入してください。
・右上:スタンプを貼り付けます。
貼らずに郵便局に持っていくと、ここにスタンプが押されます。

○裏面

何も書く必要はありません。
封筒の住所の書き方も「英語で書ける!もう気にしない5点!」でも紹介されています。
ご覧ください。

5.シリーズ記事のご案内

今回は2.3。 で紹介されている表紙は非常にシンプルですが、前向きで丁寧な印象を与え、より良い取引に導きたい場合は、アメリカンスタイルのフルブロックの表紙のさまざまな例を使用できます。 ・スタイル、英語スタイルのフルインデントスタイルを紹介するこの記事をご覧ください。

仕事中にそのまま使える英語の表紙4ページ

また、アメリカのフルブロックスタイルやイギリスのフルインデントスタイルに加えて、表紙と一緒に用意されることが多いさまざまなイベントの招待状や挨拶のために、カードのレイアウトを紹介します。

英語の招待状、グリーティングカード、職場で使用できるカードの4つのセレクション

一緒にご利用ください。

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