英語会議で議事録を頼まれても安心!英語で議事録完全ガイド

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外国人役員が参加するので、次回は英語で行います。
複数の外国人会員が参加しているため、この会議は英語で行われます。
ビジネスパートナーの外国人マネージャーが出席するため、会議は英語で行われます。

そのような機会をたくさん持っている、あるいは増やしている人はたくさんいると思います。
ベルリッツはまた、多国籍メンバーとの会合を頻繁に開催しています。
その時、急いで議事録を求められたら、手間をかけずに対応できますか?
それとも、議事録を取るために手を上げることができますか?

今回は、英語での会議の議事録を担当しても落ち着いて対応するために、議事録を受け入れるためのフレーズ、一般的な形式のサンプル、議事録の使いやすいフレーズ、例を示します。会議の参加者と議事録を共有するときの電子メールの。
議事録は、次の動きを得るために利害関係者に送信するための重要なツールです。
この記事では、議事録を作成して引き渡すのではなく、議事録を書き終えるところまで正確にフォローします。

ちなみに、英語で議事録は“minutes”(※常に複数形)といいますが、時間の単位「分」や、「微小な」という意味の形容詞の英語と同じ綴りで戸惑う方もいるかもしれません。
実は、どれも同じ語源、“minuta”(小さな)というラテン語から派生した言葉で、そのままの意味で使われているのが形容詞の“minute”です。
議事録の“minutes”は、“minuta scriptura”(小さな文字)の“minuta”(小さな)が残ったものです。紙が貴重だった時代、ごく小さな文字で議会の記録を取っていたことに由来するそうです。
今日ではパソコンで議事録を取ることが一般的になり、文字サイズや文章量への制約は緩くなっていますが、コンパクトで見やすい議事録に仕上がると良いですね。

時間の単位「分」としての“minute”は、“pars minuta prima”(1番目の小さな部分=1時間を1回60分割した部分)の真ん中の“minuta”(小さな)が残ったものです。
同じく時間の単位の「秒」は“second”ですが、これは“pars minuta secunda”(2番目の小さな部分=1時間を2回60分割した部分)の最後の部分、“secunda”(2番目の)に由来しています。60分割というのは古代バビロニアの記数法(60進法)によるものです。
ぜひ、英語で議事録を取るコツが満載のこの記事をヒントに、議事録作成にトライしてみてください。

1.議事録を取ることを引き受ける

議事録を求められたときや、自分の名前を思いついたときに使える表現を練習しましょう。

1)誰かがそれをすることができるかどうか尋ねられたらあなたの手を上げてください
【英語台本】

Facilitator: Would someone like to volunteer to take the minutes?
You: I’ll do it.
Facilitator: Thank you, Suzanne.

【日本語訳】
モデレーター:誰かが議事録を求めることはできますか?
あなた:やります。
モデレーター:ありがとうございます。

2)数分かかることを申し出る
【英語台本】

You: Should I take the minutes?
All: Would you mind? Thanks.

【和訳】
あなた:議事録を取りましょうか?
全員:ありがとう

3)議事録を取っていることを伝える
【英文スクリプト】
Host: Does anyone take the minutes?
You: I’m doing them today.
Facilitator: Great. Thanks.

【日本語訳】
モデレーター:誰かが議事録を持っていますか?
あなた:議事録を取っています。
モデレーター:ありがとうございます。

2.議事録のフォーマット

フォーマットがあると、数分かかるのがはるかに簡単になります。
会議後、スペルミスを修正し、テキストを少し調整することで、すぐに配布できます。
形式は表に限らず、事前に見出しを書いておくと、テキストだけでも抜けにくくなり、後で見たときに見やすくなります。
英語と日本語の翻訳のサンプル議事録を見てみましょう。

【英訳】

Date & time 日時
2017-09-12 15:00-16:00 in mtg room A 2017/9/12 15:00-16:00 会議室Aにて
Attendees* 参加者*
Ayako, Bob and Chris from Human Resources, David and Eri from General Affairs 人事より鈴木、ボブ、クリス、総務よりデヴィッド、高橋
Mtg called by: Bob / Minutes by: Eri 主催者:デヴィッド 議事録担当:高橋
Agenda アジェンダ
1. Report on progress of implementation of new attendance management system

2. Assignation of remaining tasks

1.新しい勤怠管理システム導入の進捗報告

2.残タスクの分担

Today’s goal 本日の目標
Sharing information and clarifying details 情報共有と細部の明確化
Notes 議事メモ
[Discussion points / Q&A] <議論・質疑応答>
Is new system ready for use?
– Tested and proven at GA. No problem.
– Not ready at 3 branch offices. GA team will finish the setting up of equipments by 15 Sep
新システムは使用可能な状態か?
→総務にて試験、実証済み。問題なし。
→3つの支店で準備未了。総務部が9/15までに設備設定完了予定。
How long is the backup period and the transition period?
– 1 year for the backup period
– No transition period. Complete switch over from Jan 2018.
バックアップ期間と移行期間はどうなるのか?
→バックアップ期間は1年間
→移行期間無し。2018年1月から完全移行する。
[Decision] <決定事項>
Agree on the schedule attached
HR is responsible for manual and briefings
添付のスケジュールで合意。
人事部がマニュアルと説明会に責任を負う。
[Remaining tasks] <残タスク>
– Inform all departments about the change
– Preparation of user manual
・変更について全部門への周知
・利用者用マニュアルの準備
Action items / Next steps 実施項目・次の予定
All: to upload related documents to the intranet; due today

Ayako: to prepare manuals by 22 Sep
Bob: to set briefings for managers by 29 Sep

Next meeting: 26 Sep

全員:関連ドキュメントをイントラネットにアップ 本日中

鈴木:マニュアルを作成 9/22まで
ボブ:管理職向け説明会を設定 9/29まで

次回会議:9/26

 

この例では、有名なメンバーとの社内会議を想定して、参加者が名前でリストされています。 実は、外部から色々な人が集まる場合は、役職、所属、役職をフルネームで、社内の場合は役員を中心に、タイトルなしでフルネームを使用するなど、柔軟に対応してください。

3.よく使うフレーズ

「5W1H」(または6W3H)を議事録で明確かつ簡潔に説明することが重要です。
よく使うフレーズと、それぞれに関連する例文を見てみましょう。

1)What(何が)
Action items are as follows.
実施事項は以下の通りです。

There are three remaining issues.
いまだに3つの課題があります。

Survey items are revised.
調査項目が更新されました。

2)When(いつ)
The due date is tomorrow.
期日は明日です。

The preparation of promotional materials is due to be completed this week.

販促資材の準備は今週中に完了する予定です。

The trade show will start on Friday 27th September.
その展示会は9月27日金曜に始まります。

The application form must be submitted before 00:00 (midnight) on Oct 12.
申込フォームは10月12日00:00(深夜)までに送信されなければなりません。

The deadline for the manuscript is the 12th of Oct.
その原稿の最終締切は10月12日です。

3)Where(どこで・どこに)
On his business trip next month, Mr Kato will visit Sapporo, Matsumoto and Nagoya.
来月の出張で、加藤さんは札幌、松本、名古屋に行きます。

4)Who / whom(誰が・誰に)
Mr Aoki is responsible for media relations.
青木さんはメディア対応に責任を持ちます。

Ms White is in charge of security of personal information.
ホワイトさんは個人情報のセキュリティを担当しています。

Report the progress of the project to Mr Jones directly.
プロジェクトの進捗はジョーンズさんに直接報告してください。

Ms Okamoto is assigned to manage costs.
岡本氏はコスト管理を任されました。

5)How / how much / how many(どのように・いくら・いくつ)
Please proceed with the research with the agents in China.
中国の販売代理店に調査を進めてください。

The total budget has been reduced to 300,000 JPY.
総予算は30万円に削減されました。

There will be five reviews before the product is launched.
リリース前に5つの確認があります。

4.関係者に議事録を送付するメール例文

会議後できるだけ早く議事録を送信することも重要です。
議事メモだけでなく、メール送信時のベースも簡単に作成、コピー&ペースト、必要な部分のみの変更が可能!

それでは、議事メモの例に対応して、少しカジュアルなメールが送信された例を見てみましょう。

[英語]

Subject: 12 Sep Attendance Management System mtg. minutes

Greetings to all,

Thank you for your meeting today about the new attendance management system.
I am enclosing the minutes of the meeting.
I would appreciate it if you let me know if I missed something or made mistakes.
Feel free to ask additional questions.

Several actions are written at the bottom of the protocol.
Be sure to check them out and don’t miss a single deadline.

Best wishes,

Eri Takahashi

【日本語訳】
件名:勤怠管理システム会議の議事録

みんな

本日は、新しい勤怠管理システムについてお時間をいただき、ありがとうございました。
添付の議事録をご覧ください。
間違えた場合はお知らせください。
他にご不明な点がございましたら、お気軽にご返信ください。

議事録の最後にいくつかのアクションがリストされています。
必ず確認し、各期限を超えないようにしてください。

以上です、ありがとうございました。

高橋エリ

* * * *

どうだった? 自信を持って議事録を担当することはできますか?
自信がない場合でも、この記事のフレーズ、フォーマット、例文を参考にして、率先して議事録を作成してください。
リスニングスキルと語彙が強化され、カンファレンスに参加した外国人もあなたに会えると確信しています!

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