英文謝罪メール12例 ~訂正、欠席連絡、クレーム対応編~

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Business

間違いの訂正、欠席または拒否の通知、顧客からの苦情の処理..。
「ごめんなさい」に続く言葉や、英語のメールでのやり取りでもっと丁寧にお詫びする表現がわからないのではないかと心配ですか?

・ちょっとしたミスでお詫びしたいのですが、書き方がわかりません。
・誠実かつ丁寧にお詫び申し上げます
・今後どうにかしていい関係になりたい
この記事は、このように考える人にお勧めです。

ちなみに、仕事での謝罪は、日本語と英語の両方で次の3つのステップで行われます。
(1)まず、お詫び申し上げます
(2)そのような状況の理由を説明する
(3)今後の方策を提案する

この記事では、特定の状況を設定し、それを「(1)最初に謝罪する」という謝罪のフレーズだけでなく、「(2)そのような状況の理由を説明する」、「(3)ここに番号がありますフォローアップフレーズを含む謝罪メールの例文の。

シンプルな表現から丁寧な表現までお詫びする方法、簡潔な理由を書く方法、誠実な態度を伝える提案をする方法など、あなたの状況に合ったサンプルがきっと見つかります!

1.間違いやミスをお詫びし訂正する

誰でも間違いを犯す可能性があります。
小さな誤植や添付ファイルの脱落から、金額や宛先の誤りなどの重大な間違いまで、大小の間違いがあります。
それぞれのレベルの気持ちに合わせて、正しい表現を真似てみましょう。

1)添付ファイルの欠落についてお詫び(社内)
以下に示すように、それは単純で大丈夫です。

Subject: RE: revised document

John,
Sorry, I forgot the attachment.

件名:RE:ドキュメントの修正

ジョン、
すみません、付け忘れました。

2)添付ファイルの欠落について慎重に謝罪します(お客様、お客様)
1)と同じくらいシンプルですが、少し丁寧な表現があります。

Subject: RE: revised document

Dear Ms. Craig,
I’m very sorry. I forgot to include the attachment.

件名:RE: 書類修正

クレイグ様、
申し訳ありません。添付を付けるのを忘れました。

3)案内に誤りがあったことを詫びる(社内)
I apologizeを用いて、ビジネスの場に合った堅さと社内向けの簡素さを両立します。

Subject: RE: Next Meeting

Greetings to all,
I am sorry that I mis-named the time for the monthly web meeting.
The correct time is from 3:00 pm to 4:00 pm Japanese Standard Time on Thursday, April 6th. I forgot about daylight saving time.
Hope this works with your schedule. Let me know if this change causes any inconvenience.

件名:RE: 次回ミーティング

みんな、
次回の月例Web会議の時間を誤って伝えてしまったことをお詫び申し上げます。
4月6日(木)日本時間15:00〜16:00となります。
夏時間が始まったことを忘れました。 私はそれがあなたに合っていることを願っています。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

4)見積もりが不完全なことをお詫びします(お客様、お客様)
執筆の最後に「心からお詫び申し上げます」「ご迷惑をおかけしましたことを改めてお詫び申し上げます」と感謝申し上げます。

Subject: RE: about the invoice

Dear Ms. Smith,
Please accept our sincere apology for the incorrect estimate we sent you on 8th May.
It was calculated based on the old price list.
Attached please find the revised estimate with the price we have agreed upon.
Again, I apologize for the confusion.

件名:RE:見積もりについて

スミス氏
5月8日に送信された見積もりが不完全であることをお詫び申し上げます。
古い価格表に基づいて計算されました。
添付の訂正見積りをお送りしますので、ご確認ください。
ご迷惑をおかけしましたことをお詫び申し上げます。

5)住所(お客様、人数不特定)を間違えたことをお詫び申し上げます。
同時配布の形で複数の人に謝罪メールを送るときは、誰に謝罪したいのか、どのようなコンテンツに謝罪したいのかを明確にし、心からお詫び申し上げます。
また、会社からの個人の出演の場合、主題は私たちです。

Subject: about our message to ABC users on May 2

Dear Customer,
You will receive an email at 2:00 pm on May 2 that was meant to send customers using one of our products.
It was accidentally sent not only to ABC users, but also partially to other customers.
Please accept our deepest apologies and ignore the email unless you are an ABC user.

件名:5月2日付けのABCユーザーへのメッセージについて

お客様各位
5月2日の14:00に、当社の製品の1つであるABCを使用してお客様に送信されたメッセージを受信した可能性があります。
これは、ABCユーザー以外の顧客に誤って配信されました。
ABCを使用していない場合は、ご容赦ください。今しばらくお待ちいただきますようお願いいたします。

2.欠席や断りの連絡で非礼を詫びる

予定されている会議やあなたが親切に招待したイベントを欠席しなければならないとき、それは苦痛です。
その痛みを織り交ぜて相手の気持ちを考えながら、欠席やキャンセルを知らせる表現を見てみましょう。

1)セミナーへの招待を欠席していることを通知する(ビジネスパートナー)
書いていただきありがとうございます。印象が和らぎます。
また、「残念ながら」という言葉はこのような状況で役立ちます。 残念ながら、自分の力が届かないニュアンスを伝えることができます。

Subject: RE: an invitation to our workshop

Dear Henry,
Thank you for the invitation to the seminar.
Unfortunately, I found that I could not come that day.
However, I am very interested in the topics that will be touched upon.
Please let me know if the seminar takes place again.

件名:RE: 弊社セミナーへのご招待

ヘンリーさん
セミナーへのお誘いありがとうございます。
あいにく、その日は都合がつきませんでした。
正直なところ、興味のあるトピックです。
次回がございましたら、ぜひお知らせください。

2)25周年記念式典への招待に欠席する非礼を詫びる(顧客、取引先)
1)と同様に、お礼とUnfortunatelyを利用しますが、全体的に丁寧な表現を用いて、先方からのご招待と格調を揃えます。

Subject: RE: Anniversary Celebration Invitation

Dear Mr. Parker,
First of all, I would like to express my sincere gratitude for the kind invitation to celebrate the anniversary of your company.
Unfortunately, due to a previous engagement, it cannot be rescheduled, I will not be able to attend the party.
I am very sorry that I cannot accept your invitation and wish you all the best for your 25th anniversary as a company.

件名:RE:25周年記念式典への招待

パーカー
まず、貴社の25周年記念式典へのご招待に心より感謝申し上げます。
残念ながら、予定を変更できないため、パーティーに参加できません。
ご招待をお受けできず、誠に申し訳ございません。
素晴らしい25周年をお祈りしております。

3)当日ご来店のご予約をお詫び申し上げます(お客様、お取引先様)
急キャンセルの場合は、申し訳ありませんが〜などの率直な表現が良い印象です。
このような短い通知も、一般的に使用される表現です。

Subject: Today’s appointment

Dear Olivia,
I’m very sorry for such short notice, but I have to cancel our meeting today because I’ve got the flu. I found out this morning when I went to see my doctor.
I’d much appreciate it if you could let me know some possible dates you are available next week.
Again, please accept my apology.

件名:本日のアポイントメント

オリヴィアさん
直前のご連絡で申し訳ありませんが、インフルエンザにかかってしまったため、本日の打合せをキャンセルしなければなりません。今朝、医者にかかり、そこで発覚しました。
代わりの日程を来週中でいくつかお知らせいただけますと大変ありがたいです。
かさねがさね申し訳ございません。

4)客先に訪問する担当者を急きょ変更する(顧客、取引先)
下の例も、3)同様、基本骨格はI’m sorry, butです。

Subject: Today’s appointment

Dear Mr. Anderson,
I’m terribly sorry, but due to an urgent matter I won’t be able to visit your office this afternoon.
Would you mind if Taro Tanaka visited on my behalf? He is working with me on the project and is very good at coordinating among departments.

件名:本日の予定

アンダーソン
大変申し訳ございませんが、緊急事態のため、今日の午後はお伺いできません。
このプロジェクトに一緒に携わり、部門間の調整能力の高い田中太郎さんに、私に代わって来ていただきたいと思います。

3.クレーム対応で丁寧に謝罪する

顧客の苦情への対応は、通常の謝罪よりも慎重に行う必要があります。
親切で賢い謝罪メッセージや、友好的で退屈な謝罪メッセージは、個人のソーシャルメディアにすぐに広まる可能性があります。
担当者の方は、会社の代表者であることにご注意ください。

1)フォームの問題への対応(お客様)
やさしくお知らせいただき、誠にありがとうございました。
会社から個人へのメッセージなので、件名は私たちです。

Subject: Thanks for your post about the form

Dear Mr. Collins,
Thank you for contacting us about issues with the form request.
We apologize for any inconvenience caused.
Our IT team has resolved this issue. We would be very grateful if you would like to submit the form again.

件名:フォームに関するメッセージをありがとうございます

コリンズ
お問い合わせフォームに問題がございましたら、お問い合わせいただきありがとうございます。
ご不便をおかけして申し訳ございません。
私たちのITチームは問題を解決しました。 フォームを送っていただければ幸いです。

※社内に問題がない場合は、お詫びする必要はありません。
例えば、以下の表現は、謝罪を避けながら、調査の意図と誠実さを示すために使用することができます。

Thank you for your message about the inquiry form.
We would appreciate it if you could send us more details for verification.

2)ネットワーク障害をお詫びする(顧客、不特定多数)
今までの例から、このような場合にどのようにすればよいか想像できましたか?

Topic: On System Downtime Today

Dear clients,
Today we encountered an unplanned system shutdown from 01:13 UTC to 02:42 UTC.
Please accept our sincere apologies for any inconvenience this may cause.
We presented an unexpected concentration of load to which our centralized control systems could not respond properly.
We are now planning further inspections and maintenance to improve stability and ensure performance, which we are proud of.
Thank you for your understanding and continued support.

件名:本日発生したシステム停止時間について

お客様各位
本日、私たちは、UTC 01:13からUTC 02:42にかけて予期せぬシステムダウンを経験しました。
それによって生じたご不便について、心より謝罪申し上げます。
私たちは、中央制御システムが適切に対応できないほどの想定外の負荷がかかっていたことを突き止めました。
現在、さらなる調査と、私たちの誇る速度と性能を確かにするための安定性向上のためのメンテナンスを計画中です。
ご理解いただけますよう、また、今後ともご愛顧いただけますよう、何卒よろしくお願いいたします。

3)梱包に破れがあったことをお詫びする(顧客)
こちらも、自分だったらどう書くか、思い浮かべてからご覧ください。

Subject: About the package

Dear Ms. Ericson,
Thank you very much for your message.
We are sorry to hear that the packaging on the item you received seemed to have been damaged during transportation.
We are glad to know that the item itself was safe, and that you are happy with it.
Before shipping, every item is managed under strict quality control that satisfies our highest standards.
We will place more importance on our packaging and the delivery process to improve them in the future.
Thank you in advance for your continual kind support.

件名:パッケージについて

エリクソン
ご連絡いただきありがとうございます。
受け取った商品の梱包が輸送中に破損したとのことで、ご不便をおかけしております。
製品自体は安全で、気に入っていただけてうれしいです。
すべての製品は、出荷前に、高い基準を満たす厳格な品質管理の下で保管されます。
梱包・輸送工程の改善に注力していきます。
今後とも一層のご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。

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どうだった?
さまざまな謝罪の表現に関する特集をメモとともにお届けします。
そのまま使える表現を見つけていただければ幸いです。

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