英語でお仕事シリーズ~広報担当者が英語で取材応対したら~

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Business

いろいろな仕事を英語でやったらどうなるかを紹介する「WorkinEnglish Series」の前編は、スポークスマンの英会話です。 日本で広報活動をしていて英語を使うときは、海外のメディアから取材しています。

海外で活躍する日本人や日本企業が増え、オリンピックが熱狂するほど、日本は世界で注目を集めています。 今後、海外メディアからの取材も増えると思います。

今回は、日本のホテルグループのスポークスパーソンの立場から、アメリカのビジネス誌の記者が取材に応募するシーンと、実際に音声でインタビューするシーンを用意しました。 広報担当者の発言には制限がありますが、記者の英語での取材への対応には細心の注意を払っています。

キャラクター

真鍋徹複数のホテルを経営する非上場企業、ラグジュアリーホテルズの広報担当。 彼の親会社は上場会社です。

ポール・ペレス、ニューヨークの週刊ビジネス誌、ニューヨークウィークのレポーター。 彼は、オリンピックが商取引に与える影響に関する一連の記事を担当しています。

1.取材を申し込まれる場面

真鍋氏はホテルグループの広報担当者として、あらゆるお問い合わせに誠意を持って誠実に対応する方針をとっております。 面接などのお問い合わせは、外の世界とつながる絶好の機会だからです。 将来的には、これまでのつながりを広報活動に活かすことができるかもしれません。

まず、記者ペレスが初めて高級ホテル広報部に電話をかけるのを聞いてみましょう。 ここで注目すべき点は、真鍋氏がインタビューの日時だけでなく、記者が思い描くインタビュー内容を聞いていることです。

【会話1】
M:ラグジュアリーホテル広報部真鍋です。

P: Hello, my name is Paul Perez. I am a writer for The New York Week. Is this the PR department?

M: Yes, it is. How can I help you?

P: Sorry to bother you when you should be busy. My hotels are popular with tourists visiting Japan. I am writing a series of articles on how the Olympics are. If possible, I would like to conduct a short interview and make it part of an article in one of the future issues.

M: I see. I will be happy to help. My name is Toru Manabe, I am in charge of PR. I would suggest getting an interview via Skype or other online chat since I assume you are calling from New York.

P: It will be useful for us. Would you mind if I ask for your email address to send you my Skype ID?

M: Not at all. Please email me at … do you have a pen?

P: Yes, please.

M: Please write to me at the address.

NS:. Okay, I’ll send you an email right away.

M: May I ask, what are you interested in learning so that I can prepare well?

P: Of course. I would like to ask how your business has been doing in recent years, so it would be great if I had some numbers. Also, could you share your ideas on how you plan to attract tourists during the 2020 Olympics?

M: I see. Let me put this down … Anything else?

P: No, it is for now. Thanks for your time, Mr. Manabe. I’ll write you an email and let’s make an appointment via Skype.

M: Yes, I’m looking forward to it. Thank you for the call.

P: Goodbye.

M:ラグジュアリーホテル広報部真鍋です。

P:私の名前はポール・ペレスです。ニューヨークウィーク誌のレポーターです。これは広報部ですか?

M:はい、どんなビジネスをしていますか?

P:忙しいスケジュールでごめんなさい。オリンピックがビジネスに与える影響について一連の記事を書いたところ、調べてみると、あなたのホテルは海外からの観光客に人気があることがわかりました。よろしければ、取材して記事を作りたいと思います。

M:なるほど。喜んで承ります。真鍋徹と申します。広報を担当しています。ニューヨークからお電話をいただいていると思いますので、Skypeなどのオンラインチャットで取材していただければと思います。

P:それは助けになります。 Skype IDをお送りしますので、真鍋さんのメールアドレスを教えてください。

M:もちろん。私のメールアドレスは…何か書くものはありますか?

P:はい、お願いします。

M:このメールアドレスを使ってください。 Mtoru@luxhotels.co.jp

P:mtoru@luxhotels.co.jp。すぐにメールします。

M:準備しますので、どんな感じですか?

P:もちろんです。過去数年間の貴社の業績の変化をご覧いただけるよう、数値を教えていただければ幸いです。また、あなたの会社がアベノミクスの影響を受けたかどうか、そして2020年のオリンピックでどのように集客する予定かを教えてください。

M:なるほど。ちょっと書き留めておきます…他に何かありますか?

P:いいえ、今のところこれですべてです。お時間をいただきありがとうございます。メールでお知らせしますので、Skypeミーティングを設定させてください。

M:はい、楽しみです。お電話ありがとうございます。

P:はい、ごめんなさい。

 

この電話で、私はレポーターのペレスに電話会議の日時を設定するための電子メールアドレスを与えました。面接は数日で実現します。

 2.取材の冒頭の場面

真鍋さんはインタビュー当日について少し考えなければなりませんでした。 記者が業績の推移を知りたいと言っているのです。 真鍋氏のホテルグループの親会社は上場会社であるため、不注意な数値開示は親会社の株価に影響を与える可能性があり、原則として業績に関する数値は秘密にされます。 ただし、「機密情報のためお伝えできません」とおっしゃると、インタビューはそこで終わるかもしれません。 すると真鍋さんは、具体的な数字を出さずに、どういうわけか記者の興味を引くべきだと思います。 社内で相談した結果、売上高はNGと判断し、海外メディアに出会う機会を逃してしまいます。 しかし、成長率は明らかにすることができます。

取材の時間です。

この会話では、次のフレーズが使用されます。

I can hear you loud and clear.

はっきり聞こえます。

Please understand that we are not a registered company and mainly keep data confidential.

私どもは非上場企業でございまして、数字は基本的に機密扱いになることをご理解ください。

I have no right to disclose details, but I can give you a rough idea.

詳細をお伝えする権限はないのですが、おおまかでよければお話しできます。

Later I will send you the numbers by email.

後ほど数字をメールでお送りします。

【会話2】

P: Hi, can you hear me?

M: Hello Mr. Perez. This is Manabe. I can hear you loud and clear.

P: Great. Please call me Paul. I don’t want to take too much of your time, so let’s get started? And also, could this conversation be recorded?

M: Of course.

P: Thank you. First of all, how have you been doing since Prime Minister Abe came to power?

M: Well, since 2012, strong and fast growth from Asia, especially from China. Our hotels also take advantage of this effect.

P: Okay, do you have any numbers to prove the impact on your business?

M: Please understand that we are not listed on the exchange and we mainly keep data confidential. I am not allowed to disclose details such as sales, but I can tell you our growth rates. From 2012 to 2013, we grew by about 4% in sales, and from 2013 to 2014, we grew by about 7%.

P: Sounds like steady growth.

M: We have already started attracting some regular customers from China.

P: It’s great. Can I borrow the exact data on the growth rates to post in the article?

M: It shouldn’t be a problem. Later I will send you the numbers by email.

P: Thank you very much.

P:こんにちは。私の声が聞こえますか

M:こんにちはペレス。はっきりと聞こえます。

P:いいですね。ポールと呼んでください。時間がかかりすぎてごめんなさい、始めましょう。そして、この会話を録音しても大丈夫ですか?

M:お願いします。

P:ありがとう。まず、安倍首相就任後の貴社の経済はどうですか。

M:そうですね。 2012年以降、アジアの観光客の数は、特に中国から、著しくそして着実に増加しています。私たちのホテルも恩恵を受けています。

P:なるほど。それを証明できる数字はありますか?

M:私たちは非上場会社であり、番号は基本的に分類されていることをご理解ください。売上高などの詳細をお伝えする権限はありませんが、成長率がよろしければお伝えできます。 2012年から2013年の間に約4%増加し、2013年から2014年の間に7%増加しました。

P:それは確かに良い傾向です。

M:はい、中国の旅行代理店での露出は増えており、中国からのリピーターもすでに来ています。

P:それは素晴らしいです。正確な数の成長率を借りることは可能ですか?

M:大丈夫だと思います。後でメールで送信します。

P:ありがとう。

 

記者が欲しい情報は出さなかったが、何が良かったのか、説得力のある話ができた。インタビューは続きます。

 3.取材で要望に応える場面

記者は説得力のある記事を書きたいので、それでも特定の数字を聞きたいと思っています。 機密情報でない場合でも、その場で番号を記載できない場合があります。 そんなシーンに出くわした真鍋さんの返事を聞いてみましょう。

この会話では、次のフレーズが使用されます。

That might be a little difficult to pull up.

その情報は引き出すのが難しいかもしれません。

I’ll see what I can do.

(出来るかどうか分かりませんが)かしこまりました。

 

【会話3】

P: It looks like a lot of your overseas clients come from China. Do you happen to know that customers are broken down by the cities in which they live?
M: It might be a little tricky, but I’ll see what I can do. I will request information from within the company.
P: It will be great.

P:お客様の多くは中国から来ているようです。 出身都市ごとの宿泊人数を取得することはできますか?

M:その情報を取得するのは難しいかもしれませんが、それは賢いです。 できるか社内でお願いします。

P:ありがとう。

 4.取材で自社をアピールする場面

取材は順調に進んでいますが、真鍋さんはこの機会に海外メディアでホテルの名前を広めていきたいと考えています。 インタビューでは、質問に答えた直後に、言いたかったことを補足情報として追加します。

 

この会話では、次のフレーズが使用されます。

It is interesting that a bus without a driver will run on public roads.

実はおもしろいことに自動運転のバスが公道を走るんですよ。

It would be great if our hotel was mentioned in your article on this matter.

この件に関して記事に弊社名を記述して頂ければ幸いです。

【会話4】

P: The next thing I wanted to ask was … how much growth do you expect in a year of the Tokyo Olympics?

M: We have set ourselves a 25% growth target for fiscal 2015. It is interesting that a bus without a driver will run on public roads, and our hotel in Tokyo will be from bus stops.

P: Sounds interesting.

M: It would be great if your article mentioned our hotel on this matter.

P: I will definitely do it.

P:次にお聞きしたいのは…東京オリンピックの年にどれくらいの成長が見込めますか?

M:2015年度比25%の成長を目指しています。 興味深いことに、自動運転バスは公道を走っていますが、東京のホテルはバス停の1つです。

P:それは面白いです。

M:この件に関する記事で私たちの名前を教えていただければ幸いです。

P:そうします。

 5.取材対象として他の人を紹介する場面

真鍋氏は同社の広報担当者ですが、仕事の内容に精通していません。 そこで彼女は、記者の質問に答えそうな人を紹介することを提案します。

この会話では、次のフレーズが使用されます。

If you’d like, I can introduce a person in charge of customer service. She should be able to give you more details.

よろしければ、カスタマー・サービス担当者をご紹介します。彼女の方が詳細を話せると思いますので。

【会話5】

P: Well … there was something else … oh yeah, at the Olympics, the term Omotenashi was used to express the Japanese spirit of selfless hospitality. How will this take shape at your hotel or how will you show Omotenashi during the Olympics? I am personally interested.

M: Well, our hospitality level is already one of the highest in the world. In addition, we are currently training bilingual and tri-lingual Japanese and non-Japanese employees. If you like, I can introduce the person in charge of customer service at our hotels. She will be able to give you more details.

P: This is a great idea.

M: Her name is Minako Shimizu. I can make another Skype meeting between you and Shimizu-san later.

P: Thank you. It’s just great.

P:他に何が…はい、「おもてなし」という表現は、オリンピックに招待されたときの日本の無料のおもてなしを表すために使用されました。 これはあなたのホテルでどのように具体化されていますか? それとも、オリンピック中にどのように具体化されるのでしょうか? 個人的に興味があります。

M:私たちのサービスの質はすでに世界で最も高いものの1つであり、オリンピック中もオリンピック後もそれを維持し続けます。 また、バイリンガルまたはトリリンガルの日本人および外国人スタッフ向けのトレーニングを強化し、どの言語でも同じ高品質を維持しています。 ご希望の場合は、カスタマーサービス担当者をご紹介します。 彼女はあなたに詳細を教えてくれると思います。

P:それは素晴らしいアイデアです。

M:清水ミチコになります。 後で、清水とは別のSkype会議を設定します。

P:ありがとう。 それは本当に役立ちます。

6.取材が終了する場面

取材後、真鍋氏は記者のペレス氏と連絡を取り続け、いつでも連絡を取り合うとのこと。

 

この会話では、次のフレーズが使用されます。

I’m glad I can help.

お役に立てて光栄です。

If you have anything else you would like to know, please feel free to e-mail me anytime.

ご不明な点がございましたら、お気軽にメールでお問い合わせください。

【会話6】

P: Good. I think that’s all I wanted to ask. I think this will be a great article.

M: I’m glad I can help. If you have anything else, please email me at any time.

P: I will. Thank you Mr. Manabe. I’ll send you a draft as soon as it’s ready for proofreading.

M: I’m looking forward to it. Thanks, Paul. I’ll talk to you later.

P: We’ll talk later. Goodbye.

P:はい、それが私が聞きたいすべてです。 いい記事になると思います。

M:お役に立てて光栄です。 ご不明な点がございましたら、お気軽にメールでお問い合わせください。

P:はい、ありがとうございます。 校正段階まで原稿が完成したら共有します。

M:楽しみにしています、ポールさん。 すみません。

P:すみません。

 

今回は記者が記事を書ける内容をカバーすることができ、会社にアピールすることができました。 また、突然の取材にも関わらず、誠実に対応することで、個人的に記者の信頼を得ることができました。 このようにして、スポークスマンは海外メディアとのつながりを強化します。

どうだった? 英語で広報活動をするのがどんな感じかを垣間見ることができたと思います。 このシリーズは英語で他の仕事をすることをテーマに続けていきますので、お読みください。

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