英語で会議の日程調整!日程打診~出席依頼の鉄板英語メール例文9選

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Business

多国籍会員が集まる会議では、参加者のスケジュールを調整するためのメールはもちろん英語ですよね。
そんなメールを軽く終えて、資料の準備や考えに時間をかけたいのですが、候補日をリストアップし、参加者のスケジュールを調整し、スケジュールを決めて、会議情報を発信します…時間ではありませんか?の流れの中で「英語」を使うのに消費?

今回は、ベルリッツのベテラン教師が、実際のビジネスシーンで使用できるスケジュール調整と会議ガイダンスのための英語の電子メールの現実的な例を紹介します。
回答を集めやすい主題を割り当てる方法をマスターするには、この記事を参照してください。
例文は、メールだけでスケジュールを交換するだけでなく、グループウェアやオンラインスケジュール調整ツールを使ったパターンにも対応しており、会社の文化に合わせたカジュアルな表現とすっきりとした表現の両方をカバーしています。やりました。
自分の状況に合った表現を見つけて使ってください。

1.会議への参加依頼と日程打診

(1)メールでの回答依頼

Subject: Meeting with Mr. Collins
Dear members of the Asian market team!

Good morning,
Our Global Sales Manager Mr. Collins would like to call us to discuss our regional sales results.
Could you please let me know that you are free for the following dates / times until Tuesday 16?
23 Tue 10: 00-11: 00
24 Wednesday 15: 00-16: 00
26 Fri 9: 00-10: 00 or 14: 00-15: 00

Best wishes,

Tarot tanaka

件名:コリンズとの会談
アジア市場チームメンバー

おはようございます。
グローバルセールスマネージャーのコリンズは、地域ごとの販売実績を振り返るために、私たちと電話会議をしたいと考えています。
以下の日程で16日火曜日までにご都合をお聞かせください。
23日(火)10:00-11:00
24日(水)15:00-16:00
26日(金)9:00〜10:00または14:00〜15:00

以上です、ありがとうございました。

田中太郎

• ~ would like to have a call with usは、上長や外部の方などの依頼で会議を招集する際に使える表現です。

(2)グループウェアで設定したスケジュールを確認する

Topic: Concept meeting
Dear project participants!
Good day,
As we all know, we have been asked to complete the completion of a new product by the end of the month.
So, we need to hold another meeting to make the final decision.
I booked the conference room from 10:00 am to 11:00 am on Tuesday 23rd for group work as it seems everyone is available at this time.
I hope this works for you. If this is inconvenient for any of you, please let me know.
By the way, I am writing to you four: Akira, Bob, Chica and David.
If you would like to invite additional people, please let me know.
To your health,
Eri Suzuki

件名:コンセプト決定会議
プロジェクトメンバー
こんにちは。
ご存知のように、今月末までに新製品のコンセプトを完成させる必要があります。
したがって、結論を出すには、もう一度会う必要があります。
グループウェアからは、誰もが自由なスケジュールであるように見えたので、23日(火)の午前10時から午前11時までミーティングを設定しました。
問題ないことを願っています。 都合が悪い場合はお知らせください。
ちなみに、このメールはアキラ、ボブ、チカ、デビッドに送られます。
他の人を招待したい場合は、お知らせください。
はじめまして。
鈴木絵理

• この例文は、チームメンバーでのやや気軽な日程調整を想定しています。
• Groupware/グループウェアには、具体的なグループウェア名を入れることを想定しています。
• グループウェア上で会議を設定する場合でも、会議の目的と、万が一不都合のあるときはお知らせください、という一文を入れた案内を出すことが効率的な会議運営につながります。

(3)オンラインスケジュール調整ツールを使用した返信のリクエスト

Topic: Concept meeting
Dear project participants!
Good day,
I am writing to you all to make an appointment to finalize the concept of a new product.
We definitely need another discussion before the end of the month.
I have prepared a form in the Online Scheduling Tool to set a schedule.
Visit the URL and fill out the formula by Tuesday 16th?
Best wishes,
Eri Suzuki

件名:コンセプト決定会議
プロジェクトメンバー
こんにちは。
新製品のコンセプトを最終決定するためのミーティングを設定するために、ご連絡を差し上げます。
今月末までに再度議論する必要があることは間違いありません。
オンラインスケジューリングツールを使用してフォームを用意しました。
URLを開いて、16日火曜日までにそこから回答していただけませんか。
ご協力ありがとうございます。
鈴木絵理

• この例文は、チームメンバーでのやや気軽な日程調整を想定しています。
• Online Scheduling Tool/オンラインの日程調整ツールには、具体的な日程調整ツール名を入れることを想定しています。
• URL特定の調整ページのURLが含まれているはずです。

2.会議日程決定の案内と出席依頼

(1)会議室に集まる場合

Subject: Re: Concept meeting
Hello everybody,
Thanks for the quick response.
Please be advised that the concept meeting will be held in Conference Room 3 from 10:00 to 11:00 on Tuesday, January 23rd.
I look forward to meeting you then.
Best,
Eri Suzuki

件名:Re:コンセプト決定会議
こんにちは、みんな
迅速な対応ありがとうございます。
コンセプト決定会議は、1月23日火曜日の午前10時から午前11時まで第3会議室で開催されます。
お会いできるのを楽しみにしています。
ありがとうございました。
鈴木絵理
(2)電話会議/ビデオ会議の場合

Subject: Re: Meeting with Mr. Collins
Greetings to all,
Thanks a lot for your answers.
Fortunately, Wednesday, January 24th is fine for all of us.
Join teleconference xx-xxxx-xxxx at 15:00 (15:00).
The access code is 1234.
The agenda of the meeting is as follows.
1. Kanto sales results … 15min.
2. Kansai sales results … 15min.
3. Sales results in Kyushu … 15min.
4. Questions and answers, discussion … 15min.
Please send the slides you will be using to all participants by 13:00. 24th.
If you have any of these topics for discussion, let me know.
Mr. Collins will be happy to share his ideas with you.
Sincerely,
Tarot tanaka

件名:Re:コリンズとの出会い
お返事ありがとうございます。
幸いなことに、1月24日水曜日は誰にとっても便利なようです。
午後3時にxx-xxxx-xxxxに電話します。
パスコードは1234です。
会議の議題は以下のとおりです。
1.関東での販売実績… 15分
2.関西販売実績… 15分
3.九州での販売実績… 15分
4. Q&A、ディスカッション… 15分
当日使用するスライド一式を24日午後1時までに全参加者に送付してください。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
コリンズは喜んで彼の考えを共有します。
以上です、ありがとうございました。
田中太郎

(3)Web会議の場合

Subject: Re: Meeting with Mr. Collins
Greetings to all,
Thanks a lot for your answers.
Our meeting is scheduled for Wednesday, January 24, from 15:00.
Please direct to the URL a couple of minutes before the scheduled start of the meeting.
The access code is 1234.
Meeting agenda:
1. Result of Kanto sales … 15min.
2. Kansai sales result … 15min.
3. The result of sales in Kyushu … 15min.
4. Questions and answers, discussion … 15min.
Please share any documents and / or slides you will be using by 13:00. 24th.
Mr. Collins is looking forward to talking to all of us.
Sincerely,
Tarot tanaka

件名:Re:コリンズとの出会い
お返事ありがとうございます。
1月24日15:00からミーティングを設定しました。
時間の数分前にURLにアクセスします。
パスコードは1234です。
会議の議題は
1.関東での販売実績… 15分
2.関西販売実績… 15分
3.九州での販売実績… 15分
4. Q&A、ディスカッション… 15分
になります。
当日使用した資料とスライドを24日の午後1時までに共有してください。
コリンズは私たちと話すのを楽しみにしています。
以上です、ありがとうございました。
田中太郎
•URLには、特定の調整ページのURLが含まれていることを前提としています。

3.日程調整の結果、会議を再調整する場合

Subject: Reschedule Meeting to Define Concept
Hello everyone,
Unfortunately, none of the dates I mentioned work for all of us.
Are any of the alternative suggestions right for you?
1 hour from 10:00 or 11:00 or 14:00 on Tuesday 6 February
1 hour from 2:00 pm or 4:00 pm on Wednesday 7 February
I would be grateful for a reply before January 19.
To your health,
Eri
件名:コンセプト決定会議りすけ
こんにちは、みんな。
残念ながら、前日にお話しした日付はどれも、誰にとっても都合の良いものではありませんでした。
代わりに、以下の提案のいずれかが当てはまりますか?
2月6日(火)10:00〜11:00または14:00まで1時間
2月7日(水)14:00または16:00から1時間
1月19日までにご返信いただければ幸いです。
はじめまして。
エリ

4.会議キャンセル・延期の連絡

Subject: Meeting with Mr. Collins postponed
Everything,
Please be informed that the sales meeting on the 24th was canceled due to an urgent schedule change by Mr. Collins.
I apologize for such a short time. Thank you for your understanding.
I will send another email to reschedule the appointment.
Sincerely,
Tarot tanaka

件名:コリンズとの会談の延期
みんな、
コリンズの急なスケジュール変更により、24日の営業会議は中止となりました。
最後の連絡でごめんなさい。 ご理解頂けるとありがたいです。
後日、会議を再構成するための別のメールをお送りします。
以上です、ありがとうございました。
田中太郎

5.日程調整・会議に関連する表現集へのリンク

部外者との打ち合わせ・訪問スケジュールの調整
・ 練習! 予約をする英語の電子メールの例文AからZ
会議中に使用された表現
・英語会議の不安を解消! モデレート/進行から参加/プレゼンテーションまで厳選されたフレーズのコレクション
到着が遅れて欠席した場合の謝罪メール
・英語のお詫びメールの11例-返信、送信/配信の遅延、到着が遅れたことに対するお詫び-
(列車の遅延による到着の遅れ、提案の送信の遅延についての謝罪、および会議時間の変更の要求に対応します)
・英語の謝罪メール12通-訂正、欠席通知、苦情処理-
(当日のキャンセル、担当者の急な変更等に対応)
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