たった4つのステップで、スラスラできる英語の電話応対!

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Business

「最近、外国人からの電話が多い…」
「担当者が席を外しているときは、メッセージを受け入れたいのですが、英語が話せません…」

さりげなく手に取った電話で相手が英語を話し始めた瞬間、顔が硬くなったことはありませんか?
できれば英語が得意な同僚に任せたいと思いますが
実際、英語の電話を処理するには、いくつかの固定フレーズを習得するだけで十分です。

電話応答を逆アセンブルすると、次の4つの手順になります。
各ステップでよく使われる表現を声に出して覚えておけば、電話の受付で困らないレベルになります。

“挨拶”
「相手の要求を理解する(理解するために繰り返し、ゆっくり話す)」
「電話を担当者に接続します(担当者が不在の場合はメッセージを聞いてください)」
“電話を切る”
さて、ベルリッツのネイティブティーチャーが電話応答の例を紹介しますので、英語の電話応答を練習して克服しましょう!

ここにいくつかのアドバイスがあります。ベルリッツは、英語をそのまま理解し、覚えておくことをお勧めします。
まず、声に注意深く耳を傾け、聞こえてきたら声に出して言います。
次に、英語のテキストを見て、何が曖昧で何が理解できなかったかを確認します。
それが何を意味するのか本当にわからない場合は、以下の日本語訳を見て、すぐに声に戻ってください。
重要なのは、口を動かして声に出して言うことができることです!
口を鍛えると、聞くこともできるようになります(リスニングスキル)!

1.電話に出た時の第一声!(ステップ1)

Good morning, Star Japan, this is Hiroshi Tanaka. How may I help you?

* 時間によってはGood afternoon, Hello, Good eveningを使いましょう。

(日本語訳:おはようございます。ベルリッツ・ジャパンの田中浩です。ご要望を承ります。)

Star Japan, May I help you?

*上記よりも言いやすいです。

(日本語訳:ベルリッツ・ジャパン。お気軽にお問い合わせください。)

2.相手の要件がわからなかった場合の応対例(ステップ2)

<繰り返し言ってほしい場合>
I’m sorry. Could you repeat that?

(日本語訳:すみません、繰り返してもらえますか?)

Pardon me. Do you mind saying that again?

(日本語訳:すみません。もう一度言っていただけますか?)

<もっとゆっくり言いたいのなら>

Excuse me. Could you speak more slowly please?

(日本語訳:すみません。もっとゆっくり話せますか?)

I’m sorry. Do you mind speaking more slowly please?

(日本語訳)ごめんなさい。 もう少しゆっくり話してもらえますか?)

<それでも英語が話せる人の声が聞こえず、交代できない場合>

I’m sorry, but I don’t speak English well. May I pass you on to my colleague?

(和 訳 : あ い に 英語 あ り 話 ま 同僚 に 代 わ っ い で ょ う か。)

Sorry, but I don’t understand English well. Please wait and I will translate you into English.

(和訳:申し訳ございません。私は英語があまり分かりません。英語が話せる者におつなぎしますので、そのままお待ちください。)

3.相手の要件が理解できた場合の応対例(ステップ3)

<担当者がいる場合に、担当につなぐ言い回し>

Wait please. I will transfer you to the correct department.

(和 訳 : そ の ま ま お ち く だ さ い。 当 該 部署 つ な ま。)

One moment please. I will put you in touch with Mr. Kimura. He can help you.

(和 訳 : 少 々 お 待 に お な ぎ し。 彼 が お ょ う。)

< 担当 が い な い 場合 に は 、 伝 聞 く >
The marketing department has a meeting now. May I get a message?

(和 訳 : マ ー ケ テ ィ グ 部 は た だ い ま 会議 中 で。 言 を か?)

Mr. Kimura is in charge of your request, but it is currently unavailable. May I get a message?

(日本語訳:木村さんが担当していますが、今は欠席していますので、メッセージを聞きたいですか?)

<相手の名前を聞いてください>

May I have your name please?

(日本語訳:お名前を教えていただけますか?)

Could you spell your name please?

(日本語訳:お名前のつづりを教えていただけますか?)

<電話番号・連絡先>

Could you give me your phone number?

(日本語訳:電話番号を教えてください。)

May I have your contact information?

(日本語訳:連絡先を教えていただけませんか?)

<問題を聞く>

May I ask the reason for your call?

(和訳:ご用件をお伺いできますか?)

4.電話の切り方の例(ステップ4)

<他に要件はないか確認する>
Will that be all?

(和訳:それで全部でしょうか?)

Is there anything else I can help you with?

(日本語訳:他に何かお手伝いできることはありますか?)

<電話を切る>

Thank you for calling. Goodbye.

(日本語訳:お電話ありがとうございます。すみません。)

* * * *

どうだった? まず、ここまで繰り返し聞いて、繰り返し読み上げて、そのまま覚えておきましょう。

5.模擬練習

最後に、制作の実践的な練習として、実際の電話で一連の会話を体験してみましょう。
まずはよく聞いてください。 余裕があれば、途中で声を止めながら田中さんの役を演じましょう!

英語の台本

Mr. Tanaka: Good morning Star Japan, this is Hiroshi Tanaka. How can I help you?

Mr. Smith: Yes. My name is Blake Smith and I am calling about an online application that I completed about two weeks ago. I was curious about the status of my application.

Mr. Tanaka: I’m sorry. Please repeat.

Mr. Smith: Yes. My name is Blake Smith and I am calling about the status of an online application that I completed two weeks ago.

Mr. Tanaka: Sorry. Would you speak slower, please?

Mr. Smith: Of course. My name is Blake Smith and I am calling about the status of an online application that I completed two weeks ago.

Mr. Tanaka: The person in charge of applications is in a meeting now. May I get a message?

Mr. Smith: Yes, could you tell Mr. Roberts that I called?

Mr. Tanaka: Of course. Does he have your contact information?

Mr. Smith: I think so, but just in case, my phone number is 03-9999-9999.

Mr. Tanaka: So this is 03-9999-9999, Mr. Blake Smith. It’s right?

Mr. Smith: Yes, that’s right.

Mr. Tanaka: Good. I’ll tell him you called. Thank you bye.

Mr. Smith: Thanks, goodbye.

日本語訳
田中氏:おはようございます。ベルリッツ・ジャパンの田中浩です。どんなビジネスをしていますか?

スミス氏:はい、私の名前はブレイクスミスです。約2週間前に提供したオンラインアプリケーションについて電話しました。
アプリのステータスを知りたいと思いました。

田中氏:すみません、もう一度繰り返してもらえますか?

スミス氏:はい、私の名前はブレイクスミスです。約2週間前に提供したオンラインアプリのステータスについてお電話しました。

田中氏:ごめんなさい。もっとゆっくり話せますか?

スミス:もちろんです。私の名前はブレイクスミスです。約2週間前に提供したオンラインアプリのステータスについてお電話しました。

田中氏:申請担当者は現在会議中です。あなたのメッセージを聞きたいですか?

スミス氏:はい。ロバートに電話がかかってきたことを教えてもらえますか?

田中氏:わかりました。彼はあなたの連絡先情報を知っていますか?

スミス氏:ご存知のように、念のため、私の電話番号は03-9999-9999です。

田中さん:03-9999-9999、ブレイク・スミスさん。それが正しいか?

スミス氏:はい、私たちは会っています。

田中氏:わかりました。あなたが電話したことを彼に伝えてください。どうもありがとうございます。すみません。

スミス氏:ありがとうございます。それで。

* * * *

どうだった?応用力を向上させるために、例文を少しひねりを加えたパターンにしてみました。
今回紹介した表現を練習して習得すれば、ほとんどの場合電話に出ることができます。
実際の状況を考えながら、繰り返し声を出して練習してみてください。
そして、ぜひ、自信を持って受話器を持っていこう!

May I help you?

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