メールで、会議で。英語でスラスラ近況報告する22フレーズ

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Business

上司は時々「そのプロジェクトは今何が起こっているのですか?」と尋ねます。 コミュニケーションは緊密です。 外国人の上司への報告は英語で行わなければならないことを私は知っています。 最新の状況を頻繁かつ正確に報告できれば、社内の評価を向上させる必要があります。

最新のステータスレポートは、ステータスの更新または英語のステータスレポートです。 今回は、メールや会議で最新の状況を報告するために必要な表現や例文をご紹介します。 この記事を使って、英語でも積極的に情報を共有するビジネスパーソンのレベルを上げましょう。

1. 近況報告メール

まず、プロジェクトの最新のステータスをメールで報告する例を見てみましょう。 次に、あなたの作品に適用できる慣用表現を抽出します。 ここで外国人の上司にメールを書くことを想像してみてください。

 

1-1。 例文をメールで送信

Hi, Martin,

Hope you are fine.

This update is for the Spring Campaign and is scheduled to launch on April 1st. We are moving forward, although there are some difficulties.

1. The first draft of our new advertising design has been created. Please see the attached file.
– We have been working on a new ad design for a month now. We expect to complete the design by the end of February.

2. Training of store personnel has begun, but in difficult sales conditions.
– We started training earlier, but we had to postpone the start for 2 weeks due to the illness of the coaches.
“Although it will be close to launch, we plan to complete the training of all store personnel by March 28th.

3. A search is underway for a place to advertise trains.
– We are planning to buy ad space on trains on all major train lines in Tokyo and Osaka.

Thus, we are still on schedule, although the schedule is very tight. I will keep you updated on the progress of the project.

Take care,

Daisuke

マーティンに、

元気ですか。

4月1日より春のキャンペーン開​​始予定の最新状況をお知らせします。プロジェクトは進行中ですが、いくつか問題があります。

1.広告デザインの最初のドラフトが完成しました。添付ファイルをご覧ください。
–広告のデザインを始めてから1か月が経ちました。設計は2月末までに完了する予定です。

2.営業スタッフの研修を開始しましたが、状況は厳しいです。
–早い段階からトレーニングを開始する予定でしたが、インストラクターの故障により、予定より2週間遅れています。
–土壇場で、3月28日にすべての店舗スタッフのトレーニングを完了する予定です。

3.列車の在庫は調整中です。
–東京と大阪のすべての主要路線で在庫を保有する予定です。

要約すると、スケジュールはタイトですが、これまでのところスケジュールどおりです。このプロジェクトについてお知らせします。

ありがとうございました。

大輔

 

1-2。ステータスレポートの電子メールで使用できる式11
使用できるイディオムの意味と使い方を見てみましょう。

1. I hope you are doing well.
お元気ですか。

How are you?とは異なり、相手に返事を求めない便利な初文です。 特に共通のトピックがない場合は、最初にこれを書きます。

 

2. This is an update of _______.

の進捗状況を報告します。

受信者は最初にこのメールの目的を知りたがっているので、私はあなたにこのように非常に簡単に伝えます

3. We are making progress although there are some difficulties.

プロジェクトは進行中ですが、いくつか問題があります。

最初に状況の大まかな考えを与えることによって、あなたは読者と一致することができるでしょう。

また、状況に応じて以下の表現を使用します。

。We are making rapid progress thanks to our team’s great efforts.

プロジェクトはチームの尽力により非常に順調に進んでいます。We are having extreme difficulties with the project due to unexpected occurrences.
予測不能の事態により、非常に厳しい状況にあります。
4. _______ has been _______.
~されました。

上司が秘密のテーブルを持っている過去形とは何ですか、そして完成した過去形は何ですか? 完全で自然。

例:

△ The first draft of the ad design was made on January 6th.
〇 The first draft of the ad design has been made.

 

5. Please see the attached file.

添付資料をご覧ください。

よりクリーンで読みやすい電子メールを作成するには、電子メールの要点と添付ファイルの詳細のみを要約することをお勧めします。

 

6. We have been working on _______ for _______ now.
~に着手して(期間)になります。

どれほどの期間取り組んできたかを伝えるには、このように表現します。例をいくつかみてみましょう。

例:
We have been working on our presentation for 2 weeks now.
We have been working on the project for 3 months now.

 

7. We expect to _______ by _______. / We plan to ______ by _______.
(時期)までに(アクション)する予定です。

仕事が完了する予定の時期を伝えるには、このような表現を使います。いくつか例を見てみましょう。

例:
We plan to complete the project by September 15th.
We expect to hear back from our client by the end of this week.

 

8. We had to delay _______ for _______ due to ________.
(理由)のため、(アクション)を(期間)ほど遅らせなければなりませんでした。

遅れが発生している場合はその理由を同じ文中に添えると神妙な感じがでます。いくつか例を見てみましょう。

例:
We had to postpone the press release for a day due to a communication error.
We had to postpone the project for a week due to an emergency with a client.

よく目にする、ざっくりした理由の例は以下になります。

Due to an error in communication
コミュニケーションにおける手違いにより

Due to an emergency with a client
緊急のお客様対応のために

Due to illness in the team
チームメンバーの体調不良により

Due to a family emergency in the team
チーム内に身内の不幸があったことにより

Due to a change in client circumstances
お客様の方針転換により

 

9. _______ is under way / _______ is in progress.
~は現在進行中です。

完了していないものの進行中のタスクはこのように報告します。いくつか例を見てみましょう。

例:Our marketing research continues.
Software development continues.
10. Thus, we are still on schedule. Overall, we are in difficult conditions.

要約すると、これまでのところ予定通りです。 /要約すると、それは厳しい状況です。

このように最後に一般的な状況を要約すると、レポートの電子メールの結論に簡単に接続できます。

 

11.I will keep you updated with the progress of the project.

このプロジェクトについてお知らせします。

ほとんどの場合、ステータスレポートの電子メールはこのように完成させることができます。 これまでに紹介したメールや表現を参考にして、次のレポートメールを書いてください。

 2. 会議中口頭での近況報告

「じゃあ、お願いします」と言う番です。 しかし、この記事の電子メールの部分をマスターしていれば、それほど難しくはありません。 その理由は、電子メールによるステータスレポートで使用される表現は、少しずさんなものである必要があるためです。 まず、最新のステータスレポートの例の音声を聞いてみましょう。

 

2-1。 最新の状況を報告する声
音声では、電子メールのテキストとまったく同じ内容が報告されます。 話し言葉と書き言葉の微妙な違いに注意してください。

Okay, let me give you an update on our spring campaign, scheduled to launch on April 1st. On the whole, we are achieving it, although in some places there are problems. I have three things that I would like to draw your attention to.

First of all, we made the first sketch of our new ad design. Here. We have been working on this for a month now and plan to complete it by the end of February, so then we will show you the final version.

Then we finally got down to sales training. Unfortunately, we had to postpone the start for about weeks. It won’t be easy, but we will continue training all store employees by March 28th. So don’t worry.

Finally, we are currently looking for good advertising spots on trains. We are planning to buy advertising space on all major train lines in Tokyo and Osaka, so hopefully we can deliver good news at our next meeting.

In general, the schedule is tight, but so far we are working on schedule, and I will keep you guys updated. That’s all I have for today. Thanks.

4月1日より春のキャンペーン開​​始予定の最新状況をお知らせします。いくつかの苦痛がありますが、全体的にはうまく機能しています。約3点が共有されます。

まず、広告デザインの最初のドラフトが完成しました。ここにあります。スタートから1ヶ月が経ちましたが、2月末までにデザインが完成する予定ですので、その際にお見せします。

次に、ようやく営業担当者研修が始まりました。残念ながら、インストラクターは病気になり、開始日を約2週間延期しなければなりませんでした。少し大変ですが、3月28日までに全店スタッフの研修を終える予定ですのでご安心ください。 ..

最後に、現在、列車の在庫を調整しています。東京と大阪のすべての主要路線の在庫を抑える

–東京と大阪に沿ったすべての主要路線を停止する予定ですので、次の会議に良いニュースをもたらすことができれば幸いです。

そのため、スケジュールはタイトですが、これまでのところ計画通りに進んでいます。再度更新します。今日は以上です。どうもありがとうございます。

 

2-2。口頭のステータスレポートで使用できる表現
該当するスピーチで使用される表現を見てみましょう。慣れるまで何度も繰り返すと、実際の演奏時に無意識のうちに言葉が出てきます。

1. OK, let me give you an update for _______.
では〇〇の報告をさせていただきます。

これが一番手っ取り早い切り出し方です。

 

2. Overall, we’re making progress although there are some problems here and there.

いくつかの苦痛がありますが、全体的にはうまく機能しています。

まず、全体像を伝えたいと思います。 全体的に、聞き手はその文がすべてについてのものであることを知っています。 あちこちで自由に翻訳すると「ちらほら」という意味です。

 

3. I have three things that I would like to call your attention to.
最初にレポートで主題の数を宣言すると、リスナーはストーリーに集中するのに役立ちます。 いつ終わるかわからない話ではなく、第1章、第2章、第3章に分かれた話を聞くモチベーションを保つことができます。

 

4. We had to put off _______.
〇〇を延期せざるを得ませんでした。

Put off は「延期する」という意味。Postponeも同様の意味ですが、話し言葉ではput offの方がよく使われます。

 

5. It won’t be easy, but …
ちょっと厳しいですが、~

It won’t be easy, but …文字通り「簡単じゃないけど…」と訳されています。 これを使用して、これから実行しようとしているタスクが単純ではないことを事前に人々に知らせます。

 

6. So no worries.
(なので)ご心配なく。

悪いニュースレポートがある場合は、希望の内容で最後にこのフレーズを追加すると、きちんと整理されます。 音声で報告される3つのポイントは常にSo…で終わることに注意してください。 レポートの内容の最後に「そう」を追加することで、ストーリーに「完成感」を与えることができます。

 

7. We are currently _______ing.
現在〇〇中です。

このフレーズは問題なく書かれた単語として使用できます。 現在進行中のタスクを報告するために使用します。

 

8. So hopefully we’ll be able to _____.
できれば〇〇できればと思います。

レポートの最後に、次の会議や仕事への抱負を述べることで、レポートに「完成感」を与えることもできます。

 

9. So basically, …
ということで~

一番最後のまとめに入る時はこのフレーズがよく使われます。

 

10. I’ll keep you guys updated.

再度更新します。

このフレーズは、「随時報告します」という簡単なフレーズで、主にチーム内の会議で使用されます。 男は複数の男性を指す用語ですが、チームに女性がいる場合にも使用されます。 。 また、女性から女性へのチームのジョークとしても使用されます。逆に、男性から男性へのチームでは、女の子を最新の状態に保ちます。

11. That’s all I have for today. Thanks.

今日は以上です。 どうもありがとうございます。

このフレーズを言うとあなたの番は終わります。 あなたがしなければならないのは、他の会議参加者の報告をゆっくりと聞くことです。

どうだった? ステータスレポートは基本的に一方向であるため、使用するフレーズを覚えている限り、会話ほど難しくはありません。 もちろん、レポート自体の内容や質問があればどうするかというのも気になる話です! もしそうなら、あなたが完璧な状態になるまであなた自身を訓練するために以下の記事を使ってください。That’s all I have for today.

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